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Um escritório de projetos serve, dentre outros aspectos, para padronizar processos. Além disso, um Project Management Office (PMO) tem como princípio ser o facilitador quando o assunto é divisão de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. As responsabilidades de um PMO podem variar de funções de suporte de gerenciamento de projetos até ser responsável pela gestão direta de um ou mais projetos.
O escritório de projetos fornece metodologias, modelos, políticas, ferramentas de desenvolvimento de tecnologia e garante o acesso à informação. Atua como ponto de contato e gerencia o acesso à documentação histórica e as lições aprendidas, bem como informações sobre os projetos que ainda não foram encerrados.
Uma dúvida recorrente entre os profissionais do ramo é: como posso garantir o sucesso dos meus projetos? A resposta não é tão simples, mas existe um caminho, um ponto de partida que pode ajudar: o escritório de projetos. O seu PMO deve atuar para obter bons resultados. Para isso:
- Preste atenção em sua equipe de trabalho
A sua equipe precisa ser qualificada, eficiente e todos devem estar sinergicamente conectados. Mas atenção, isso não quer dizer que todas as pessoas da sua equipe precisam ser iguais. Obviamente dentro de um grupo de trabalho, encontraremos habilidades diferentes (mesmo em pessoas com a mesma qualificação).
É importante saber que a administração de projetos vai muito além de apenas um roteiro. É preciso ter conhecimento técnico, habilidades gerenciais e, o mais importante, saber lidar com pessoas. Por isso, é preciso conhecer bem a equipe que vai trabalhar para extrair o melhor delas!
- Escolha bem o seu Gerente de Projetos
O coordenador ou o gerente dos projetos deve ser um líder e não um chefe. E mais do que tudo, ele precisa ter habilidades de integração! Como ele é responsável por assegurar a entrega de vários tipos de produtos e serviços, precisa ter algumas habilidades, como:
- a) Ser organizado e saber se comunicar
- b) Ter habilidade com processos
- c) Facilidade para aprender e ensinar
- d) Ser um bom negociador
- e) Saber delegar para não praticar microgerência
O gerente de projetos deve agir como um agente de mudanças! Sua rotina inclui tarefas complexas, abrangentes e precisa garantir a entrega dos produtos e serviços no prazo comprometido, dentro do orçamento, utilizando os recursos certos e com o mínimo de risco possível.
- Tenha uma metodologia otimizada de gerenciamento de projetos
Para administrar um projeto, precisamos planejá-lo a partir do início, com a definição do Escopo, considerando os prazos e os custos. O primeiro passo é justificar o motivo que nos levou a fazer esse projeto. Além disso, para você tirar o melhor proveito do seu escritório de projetos a sua equipe precisa fortalecer ao máximo as principais áreas de conhecimento do Guia PMBOK.
- Seja ágil em relação as questões dos projetos
Ter respostas rápidas e certeiras é essencial para que o seu escritório de projetos seja eficiente. Por isso, um dos objetivos de seu escritório deve ser a de facilitar a criação e produção de métodos para agilizar os processos da empresa. O escritório de projetos não deve ser um setor burocrático. Por isso, identifique hábitos ruins e construa métodos facilitadores. Foque na gestão de comunicação.
Por fim, para que o seu escritório de projetos seja realmente um sucesso, preste atenção nessas dicas:
- Trace um plano de ação;
- Adote a tecnologia certa para o seu projeto;
- Estabeleça o orçamento financeiro;
- Crie métricas para verificar o desempenho;
- Faça a gestão de riscos;
- Desenvolva uma cultura voltada para a gestão de projetos.
