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As organizações dedicam especial atenção ao desenvolvimento de projetos, direcionando equipes, recursos financeiros e equipamentos. Mas nem sempre os resultados são alcançados. Uma análise detalhada do processo certamente indicará onde ocorreram as falhas. Em muito casos, os erros acontecem na gestão do projeto. Identificá-los permite que a empresa faça ajustes e tire lições importantes.
O consultor Eli Rodrigues realizou um estudo acerca das principais falhas na gestão de projetos em organizações que utilizam o guia de boas práticas Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Ele concluiu que as falhas de gerenciamento ocorrem basicamente em três esferas:
- gerente do projeto;
- equipe;
- empresa.
Dessa forma, ele aponta em cada esfera os erros mais comuns e sugere soluções. As alternativas apresentadas levam em consideração o cotidiano de trabalho nas empresas. Eis os casos mais emblemáticos:
Erros do gerente
1- Falta de tempo para planejamento
Os gerentes costumam reclamar da falta de tempo para planejar o desenvolvimento dos projetos. Eles simplesmente dão continuidade às atividades, conforme as demandas surgem. Em situações como essas, geralmente não há um escopo definido para o projeto, o cronograma jamais é cumprido e os custos superam sempre as previsões.
Solução: Se o tempo é escasso, o gerente deve ao menos elaborar um plano de ação, com a estrutura analítica do projeto (EAP). Ele pode contar com o auxílio de softwares de gerenciamento, o que certamente lhe dará maior agilidade na tomada de decisões.
2- Excessos na atenção ao cliente
É óbvio que buscar atender da melhor forma possível às demandas do cliente representa uma das tarefas do gestor do projeto. No entanto, o gerente jamais deve assumir responsabilidades além daquelas previstas no contrato. Esse erro provoca o desvirtuamento da linha de trabalho. O acessório assume o lugar do objetivo do projeto.
Solução: se o gerente do projeto quer conceder alguma vantagem ao cliente, que o faça de forma planejada – e não “na camaradagem”. Alternativas como programas de fidelidade ou bonificações para os contratantes têm excelente retorno.
Erros da equipe
1- Protelar a solução do problema
Por conta da flata de tempo, a equipe posterga a execução de certas tarefas, transferindo-as para uma segunda fase não prevista no planejamento. Com isso, o projeto vive seguidas prorrogações e sua conclusão fica cada vez mais distante.
Solução: o gerente de projeto deve fazer a análise casual e identificar onde ocorrem os problemas. Um modelo útil nesses casos é o Ishikawa com 6M (método, mão de obra, meio ambiente, máquinas, medidas e material).
2- Ignorar fatores já conhecidos
A equipe tem conhecimento de fatores que podem interferir no desenvolvimento do projeto, mas simplesmente os ignora. Conta com a sorte e torce para que eles não entrem em ação. O resultado é que todos esses riscos evitáveis – ou a menos contornáveis – se transformam em graves problemas.
Solução: apostar no gerenciamento de riscos, observar fatores ambientais e usar “ativos de processo” como referência dá ao gestor e à equipe a chance de não serem “surpreendidos” por algo previsível. Mais uma vez, sistemas inteligentes entram em cena e economizam tempo e trabalho.
Erros da empresa
1- Apostar em soluções externas
Diante de problemas internos, a empresa aposta na contratação de consultores externos, abrindo mão da capacidade de seus profissionais. Consultores precisam de tempo para entender a cultura da organização, os métodos de trabalho e a realidade vivenciada pelas equipes. Esse período para “tomar pé da situação” pode significar a perda do projeto.
Solução: valorizar os quadros da própria organização e implementar programas de melhoria contínua da qualidade.
2- Falta de sintonia com a área comercial
A maioria dos gerentes já vivenciou a seguinte situação: o departamento comercial vende um projeto impossível de ser entregue. No entanto, quem comercializa também não recebe um feedback sobre os problemas enfrentados pela equipe técnica. A falta de interlocução faz com que novas vendas erradas aconteçam.
Solução: a área de vendas deve receber orientações acerca de premissas, restrições, prazos e custos médios dos projetos. Além disso, ela deve participar de reuniões, nas quais as experiências e problemas de cada equipe – técnica e de vendas – possam ser partilhados. Isso estabelece uma sintonia de ação.
A maioria dos erros de gerenciamento de projetos é mensurável e sistematizável. Utilizar softwares de acompanhamento de gestão permite identificar falhas logo que elas surgem. É importante que a organização compreenda que o sucesso de um projeto não depende apenas da atuação do gerente, mas sim de todas as esferas envolvidas.
Como sua empresa enfrenta os problemas de gerenciamento de projetos? Ela conta com softwares de apoio à gestão? Conte-nos a sua experiência.
