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A comunicação interna representa um dos fatores mais importantes para determinar o sucesso de um projeto. A informação será um recurso fundamental e deve ser tratada como parte da estratégia. Transmitir a mensagem certa, na hora certa utilizando uma metodologia de comunicação eficiente ajudará agregar ainda mais confiabilidade ao projeto. As reuniões por etapas são uma das oportunidades de manter a equipe alinhada, de forma clara e objetiva. Veja como esses eventos podem funcionar como uma metodologia de comunicações eficiente para o seu projeto! As reuniões com o grupo devem ter uma frequência que se adapte ao ritmo evolutivo do projeto. Cada uma representa o início, acompanhamento (correções e redirecionamentos) e encerramento de uma etapa do projeto. Nesses momentos, as informações devem ser apresentadas e discutidas pelo gestor responsável. Acompanhe a metodologia na prática!
Reunião inicial (kick-off)
A etapa mais importante é a reunião inicial. Nela, cada integrante do grupo recebe toda a informação necessária para a execução das tarefas individuais do projeto. Os documentos holdmap ou roadmap deverão descrever as metodologias utilizadas para os processos, ferramentas necessárias, recursos disponíveis e o tempo exigido para a finalização das atividades. Será o evento que dará um direcionamento ao projeto, em geral, e desmembrará as responsabilidades que cada membro da equipe terá para contribuir com o resultado final.
Dica: Nesse evento, lembre-se de deixar claro como funcionará o processo de comunicação pelas ferramentas escolhidas. As mensagens instantâneas são um ótimo recurso para manter uma comunicação rápida e eficiente com o grupo, mas exige comprometimento de todos com as responsabilidades sobre o sigilo das informações.
Reunião de acompanhamento
Para acompanhar a evolução do projeto, as reuniões periódicas deverão acontecer sempre que houver necessidades. Geralmente, são convocadas quando as metas e objetivos estão se desviando do curso original ou algum outro problema surja durante o andamento das tarefas. Esse evento é importante para o gestor informar a equipe o status oficial do projeto. Assim, todos saberão os resultados que foram obtidos até o momento, o cumprimento dos prazos por cada membro da equipe e as correções necessárias que devem ser aplicadas em alguns pontos específicos.
Dica: Nem todos os fatos podem esperar a convocação de uma reunião para serem discutidos. Por isso, manter um processo de comunicação ativo com a equipe será fundamental. As ferramentas que utilizará também devem ser avaliadas com cuidado. As redes sociais podem ser boas aliadas do seu processo de comunicação, se bem planejada e controlada. Você pode criar um grupo fechado somente com os integrantes da equipe, por exemplo.
Reunião para a avaliação de riscos
Os riscos em um projeto devem ser identificados antes de ser iniciado, bem como um plano de controle de riscos precisa ser definido e informado na reunião inicial. Porém, alguns riscos não identificados previamente podem surgir no decorrer do projeto, ou ainda, riscos calculados podem deixar de ser uma ameaça. Todas essas informações devem fazer parte da reunião de avaliação dos riscos que envolvam o projeto.
Dica: A comunicação interna deve ser bem planejada nesse sentido para que as informações valiosas da empresa não vazem antecipadamente nas mídias sociais, já que muitas organizações as utilizam como ferramenta de comunicação entre colaboradores externos e internos ao projeto.
Reunião de gerenciamento de mudanças
Assim como os riscos, as mudanças necessárias podem ser observadas para otimizar os processos de execução das tarefas para permitirem um melhor resultado na finalização. Como essas mudanças irão interferir diretamente no andamento do projeto, a reunião de gerenciamento de mudanças será crucial para informar a equipe sobre o redirecionamento das atividades.
Dica: As informações discutidas nesse evento, muitas vezes, são segredos estratégicos da empresa que devem permanecer guardados entre a organização e colaboradores envolvidos no projeto. Para evitar esses riscos, procure utilizar uma ferramenta que permita estruturar a sua metodologia de comunicações criando um grupo corporativo e que garanta segurança na privacidade das informações trocadas.
Reunião de encerramento de etapas
Cada etapa do projeto pode ser definida como uma rodada de tarefas onde cada integrante da equipe fez a sua parte e, dentro do prazo, concluiu a sua tarefa com sucesso. Essa reunião será importante para informar ao grupo os resultados obtidos, o envolvimento geral dos colaboradores e discutir erros e acertos.
Dica: A reunião também será fundamental para designar as novas tarefas individuais e grupais a serem realizadas dando, assim, início a um novo ciclo de atividades. Nessas reuniões, é importante estimular o grupo a pensar e dar opiniões sobre o projeto em geral. Muitas ideias podem surgir e fazer a diferença para o sucesso do projeto e da equipe.
Reunião para a finalização do projeto
É parecido com a reunião de encerramento de etapas, porém, aqui, o projeto chega ao fim oficialmente e o gestor deve reunir a equipe para informar dados obtidos durante a execução do projeto.
Dica: Coloque em pauta a discussão sobre o que fizeram melhor, o que precisa ser melhorado, o cumprimento dos prazos para cada etapa, tarefa e do projeto num todo. Aponte também o nível técnico apresentado, utilização adequada dos recursos, descobertas que foram registradas no processo e muitas outras análises conforme a necessidade do projeto e da equipe.
Em um projeto, a metodologia de comunicações utilizada ajudará a disseminar dúvidas que poderiam gerar cruzamentos de informações de baixa confiabilidade entre os colaboradores internos e externos da equipe. O uso de ferramentas adequadas pode ajudar a estruturar a forma como a equipe se comunicará e trazer benefícios como o melhor engajamento de cada integrante ao projeto, por exemplo.
E você? Utiliza alguma metodologia de comunicação em seu projeto? Deixe o seu comentário e compartilhe com agente!
