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A utilização de softwares auxilia bastante a estratégia de gestão de projetos nas empresas. Mas como garantir que o investimento nessa ferramenta se converta em resultados para a empresa?
O primeiro passo é escolher a ferramenta adequada à sua necessidade. Sabendo quais as perguntas a se fazer para orientar a escolha, fica mais fácil encontrar a resposta. Por isso, levantamos alguns critérios básicos que devem ser levados em consideração na escolha do melhor software para gestão de projetos.
Conheça suas necessidades
Cada projeto possui seus objetivos e particularidades. Pensando nessa singularidade, o gestor deve ter total conhecimento de todas as características e variáveis que estão entre a implantação e o objetivo.
Mas como escolher o software que ajudará em uma gestão bem-sucedida? O principal é conhecer o seu projeto e a que ele se propõe. Assim, você deve ser guiado pela necessidade.
Muitas vezes fazemos escolhas equivocadas por falta de conhecimento ou por acreditar que a melhor opção é a mais recente ou a mais conhecida. Dessa forma, o gestor pode facilmente fazer a opção errada, se considerar apenas o software e não as particularidades do próprio projeto.
Você deve ser guiado pela aplicabilidade e eficácia das ferramentas.Um mesmo software pode ser usado para gerenciar projetos de diferentes equipes da mesma empresa, reduzindo custos com diferentes ferramentas. Além disso, softwares de gestão com modelo colaborativo permitem que as equipes trabalhem de forma integrada.
Consciente da importância e da utilização do software, vamos destacar outros pontos relevantes antes da escolha.
- Qual o limite de usuários?
- Quais são os recursos disponíveis?
- Qual o espaço para armazenamento de arquivos?
- A instalação é feita no disco rígido ou disponível na nuvem?
- As atualizações são constantes?
- Ferramentas de diversas escolas de gestão, ex. Tradicional ou Ágil estão integradas?
Múltiplas tarefas, múltiplos usuários.
Avalie o limite de usuários, assim você poderá ter diferentes equipes trabalhando em conjunto e com acesso compartilhado ao desenvolvimento de cada uma. Não limite sua escolha a uma equipe ou projeto, pense em como a ferramenta de gerenciamento poderá favorecer as atividades da empresa como um todo.
Diversidade de recursos disponíveis.
Alguns recursos básicos:
- Gerenciamento de múltiplos projetos;
- Confecção de relatórios;
- Calendário;
- Lista de tarefas.
- Canvas do Projeto
- Quadro Kanban
Exemplos de recursos avançados:
- Compartilhamento de arquivos;
- Gerenciamento de despesas;
- Timesheet integrado ao quadro kanban;
- Análise qualitativa de riscos;
- Linha do Tempo do Projeto;
- Análise AHP.
Acesso flexível com software online.
Um software disponível na nuvem dispensa a instalação em disco rígido, o que traz mais flexibilidade ao acesso por meio de diferentes dispositivos como computadores, tabletes e celulares.
Essa característica é extremamente útil, principalmente, quando consideramos que as pessoas estão conectadas o tempo inteiro. É importante ter acesso ao andamento do projeto em momentos fora da empresa, como viagens a trabalho ou reuniões externas.
Outra vantagem desse tipo de instalação é a atualização do sistema, que pode ser feita de forma rápida e segura, garantido a constante melhoria dos recursos disponíveis e as novidades compatíveis com o mercado.
Ouça a opinião dos usuários
Antes de escolher, leve em consideração a opinião de todos que utilizarão o software para garantir que todas as necessidades serão atendidas. Outra dica é selecionar um grupo de usuários para testar a versão gratuita do software, avaliando o desempenho e a adaptação com a ferramenta.
Também é importante fazer contato com pessoas que já são usuárias do sistema. Dessa forma, você terá uma avaliação real do desempenho da ferramenta.
Converse com um consultor
Se a conversa com usuários traz experiências reais, um bate-papo com um consultor é importante para esclarecer todos os recursos disponíveis. Tenha em mente que ele é um vendedor mostrando uma opção, mas que cabe a você decidir se é a melhor opção para sua empresa.
Conheça o fornecedor do software
Escolha um fornecedor de confiança e que invista em tecnologia e melhorias para os seus produtos. Compare os planos oferecidos e avalie os custos de acordo com as funcionalidades. Tenha em mente que se em um primeiro momento você optar por uma versão mais básica é possível que no futuro seja necessária uma versão mais completa. Essa empresa poderá oferecer essa versão ou será preciso mudar o fornecedor? As decisões devem ser tomadas de acordo com a necessidade atual, mas sem fechar as portas para futuras expansões.
Gerencie múltiplos projetos com um software
O NetProject é um software moderno com diversos recursos, o que o torna ideal para empresas de diferentes segmentos e portes, pois se adequa a todas as necessidades. São mais de 58 ferramentas disponíveis, além de uma interface intuitiva e das vantagens do armazenamento online (acesso seguro e backup).
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