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O gerenciamento de um projeto vem acompanhado de grandes desafios. Como o que se pretende produzir com um projeto nunca foi feito antes, muitos problemas e dificuldades podem ocorrer, é um modelo de projeto que permita o adequado planejamento e controle é um dos elementos essenciais para que se tenha sucesso na sua execução.
O guia PMBoK (Project Management Body of Knowledge), do PMI (Project Management Institute), ao compilar as melhores práticas em projeto, estabelece cinco fases do ciclo de vida do projeto. Essas fases não se confundem com as fases que podem ser utilizadas na condução do trabalho em si. Elas definem, na verdade, como o gerenciamento do projeto transcorre durante o tempo em que o projeto está sendo conduzido.
Quando não se adota um modelo de projeto que contemple as fases de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento, um projeto fica sujeito aos problemas decorrentes da falta de planejamento e controle: inconsistências entre as atividades sendo realizaras, inclusive em relação ao esperado; retrabalhos; atrasos; e, em muitos casos, até mesmo o fracasso do projeto.
Vejamos, então, como devem ser definidas cada fase de um modelo de projeto.
Iniciação
Na fase de indicação, devem ser definidos os processos, atividades e habilidades que permitam que o projeto se inicie de forma efetiva. Nessa fase, assegura-se que haverá o adequado patrocínio, orçamento, define-se a declaração do escopo, e as premissas e restrições envolvidas no projeto.
É também durante a fase de iniciação que devem ser identificadas as partes interessadas do projeto. Essa é uma ação vital para que ele seja bem sucedido, pois uma falha na identificação das partes interessadas pode ter sérias consequências no futuro, podendo até mesmo inviabilizar um projeto.
Planejamento
A fase de planejamento é a que concentra a maior quantidade de trabalho de gerenciamento do projeto. Enquanto nas demais fases o foco é o trabalho do projeto em si, na fase de planejamento são penados todos os detalhes de como o trabalho deve ser realizado, organizando-se os recursos disponíveis para isso ao longo do tempo. Deve-se delimitar com muita clareza o escopo, definindo-se como eventuais mudanças serão tratadas.
No planejamento também se estabelecem com maior precisão os custos envolvidos no projeto, e avalia-se os riscos existentes, que possam impactar na qualidade, nos custos ou no prazo do projeto.
Execução
Planejado o trabalho, é hora de executá-lo. Durante a execução, as atividades de gerência,entro concentram-se fortemente na comunicação necessária ao bom andamento do projeto, e no tratamento das mudanças que possam se fazer necessárias no planejamento e no trabalho a ser realizado. A equipe de projeto conduz o trabalho e, si durante essa fase.
Monitoramento e controle
Enquanto as equipes de trabalho estão foçadas em realizar o trabalho do projeto, o gerente volta-se ao monitoramento e ao controle do projeto, garantindo o cumprimento dos prazos dentro do custo planejado, para que seja entregue o produto esperado com a devida qualidade.
A rápida ação durante essa fase garante o bom andamento de qualquer projeto, uma vez que quanto mais rapidamente uma ação corretiva necessária seja tomada, menores os prejuízos em termos de custos, prazos ou qualidade.
Encerramento
Concluído o trabalho, é hora de encerrar o trabalho, sem deixar pontas soltas. Isso inclui o encerramento de quaisquer contratos, a liberação formal da equipe envolvida no trabalho, entre outras atividades relacionadas ao fim das atividades.
É nessa fase também que se organizam para uso futuro todas as lições aprendidas durante o projeto, que, aliás, podem ser muitas. Isso irá permitir que novos projetos se beneficiam do conhecimento e experiência adquirido em um projeto anterior.
Ferramentas adequadas
A definição dessas fases se beneficia muito com a utilização de uma ferramenta adequada, que otimize o controle relativo às informações envolvidas em cada uma dessas fases.
Uma ferramenta tecnológica apropriada simplifica o trabalho de um gerente de projetos, além de facilitar todos os processos de comunicação com as partes interessadas. O uso de uma boa ferramenta em todas as fases contribui muito para o sucesso de um projeto.
Cabe lembrar, entretanto, que a ferramenta em si não resolve o problema. É preciso valorizar as boas práticas de gerenciamento de projetos, para assim garantir o sucesso de qualquer projeto.
Você conhece alguma outra forma de definir as fases de um modelo de projeto? Compartilhe a sua experiência com a gente nos comentários!
