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São grandes as chances de que os vários projetos de sua organização sejam conduzidos por equipes compartilhadas, certo? Como resultado, um mesmo colaborador pode estar atuando em mais de um projeto simultaneamente. Isso não é um ‘privilégio’ ou ‘carma’ de sua empresa, pode ter certeza.
Cada colaborador possui uma capacidade de trabalho, que pode ser expressa em horas e organizada em calendários de disponibilidade. Por exemplo, um analista pode ter um calendário de oito horas diárias em cinco dias semanais. Um estagiário pode ter um calendário de quatro horas diárias em cinco dias semanais.
Tanto o analista quanto o estagiário podem estar participando da equipe de 2 projetos simultâneos, com uma alocação de 50% de sua disponibilidade em cada projeto. Simples, não? Aumente o número de colaboradores, o número de projetos ou modifique o percentual de alocação em cada projeto para que a complexidade aumente consideravelmente..
Pool de Recursos em Organizações Matriciais
Uma organização matricial é aquela que mantém uma hierarquia funcional juntamente com a figura do gerente de projetos. Como resultado, espera-se que o gerente funcional tenha controle sobre a disponibilidade dos diversos perfis de colaboradores sob sua gestão e os gerentes de projeto mantenham controle sobre a alocação de sua equipe.
Para ficar mais claro, imagine um trabalho que necessite da participação de 4 profissionais da área de Tecnologia da Informação, 2 desenvolvedores full-stack e 2 analistas de sistemas. Este trabalho também necessita da participação de 2 profissionais da área de negócios, analistas de marketing, por exemplo. O gerente de projetos alocado para este trabalho requisita então a alocação destes 6 profissionais aos gerentes funcionais de Tecnologia da Informação e Marketing. Os gerentes funcionais precisam, então, ter controle sobre o pool de recursos de cada perfil, Analistas de Sistemas, Desenvolvedores Full-Stack e Analistas de Marketing.
Requisitos para Controlar o Pool de Recursos Compartilhado
Para sistematizar uma boa gestão do Pool de Recursos compartilhado, alguns pré-requisitos são necessários, confira um passo-a-passo abaixo:
Passo 1 – Registro de Colaboradores:
Todos os colaboradores devem ser cadastrados em uma base única. Esta base pode conter os seguintes qualificadores:
- Nome do Recurso
- Área Funcional
- Cargo
- Habilidades e Competências
- Nível de cada Habilidade/Competência
- Valor/hora de trabalho normal e trabalho em hora extra.
Passo 2 – Registro de Calendários:
Os possíveis calendários de disponibilidade devem ser cadastrados. Uma atenção para as diversas possibilidades de alocação, exemplo oito horas dias, seis horas dia, full-time, etc. Outro ponto de atenção é a possibilidade de inclusão de feriados nacionais e municipais. É comum também a definição de horários de início e término de trabalho no dia, com um intervalo para almoço. Assim teríamos neste registro
- Nome do Calendário
- Padrão diário de horas (8,6,4,etc)
- Início de atividade diária, exemplo 08:00
- Término de atividade diária, exemplo 18:00
- Intervalo no dia, exemplo 12:00 às 14:00
- Lista de feriados nacionais aplicados ao calendário
- Lista de feriados municipais aplicados ao calendário
Passo 3 – Alocação de Recursos:
Hora de alocar recursos nos projetos da organização. Neste momento um processo de aprovação da alocação é sugerido e a alocação deve seguir um cronograma de trabalho previsto para cada projeto. Assim, sugere-se que os seguintes passos sejam seguidos:
- Cadastro do Projeto
- Definição do Gerente de Projetos
- Cadastro do Cronograma do Projeto, com datas/esforço para cada tarefa
- Alocação dos recursos nas tarefas, com os devidos ajustes sobre o esforço de cada recurso alocado
- Solicitação de aprovação das alocações para o Gerente Funcional
- Aprovação/Reprovação da alocação pelo Gerente Funcional em um painel de solicitações.
- Comunicado do resultado da solicitação para o Gerente de Projetos
- Uma vez a alocação aprovada, computa-se o trabalho previsto e o custo previsto de cada atividade e consequentemente do projeto
Passo 4 – Registro de Trabalho Real:
Apesar de opcional, este passo é bem interessante. Cada colaborador alocado pode registrar seu trabalho diário empenhado nas atividades através de um ponto eletrônico, ou um Timesheet. Tal ação permitirá que seja realizada uma comparação entre trabalho previsto e trabalho real. As informações coletadas permitem ao gerente de projetos identificar a precisão de suas estimativas e permite ao gerente funcional um melhor controle sobre a utilização dos recursos sob sua supervisão/gestão. Ah, o trabalho real registrado também pode passar por uma etapa de aprovação do Gerente de Projetos. Vamos aos passos?
- Colaborador registra trabalho real em tarefas que esteja alocado
- Gerente de Projetos aprova ou reprova o trabalho registrado através de um painel específico
- Uma vez o trabalho aprovado, calcula-se o trabalho real e o custo real das atividades e consequentemente do projeto
Passo 5 – Avaliando Desvios:
Já que temos trabalho e custos previstos e reais, hora de avaliar desvios. Vale lançar mão de diversos formatos de painéis, gráficos e relatórios para cumprir este passo. Filtros por alocação solicitada/aprovada e por trabalho real lançados/aprovados são bem-vindos. Sugestões abaixo:
- Painel de Trabalho e Custos Previstos e Reais por Colaborador
- Painel de Trabalho e Custos Previstos e Reais por Cargo
- Gráficos de desvios diários, semanais e mensais
Passo 6 – Ausências e Férias:
Sabemos que a disponibilidade de cada colaborador não é constante por todos os dias/meses do ano. Neste passo, um colaborador pode solicitar períodos de ausências ou férias, que devem ser descontados de sua disponibilidade prevista. Ah, pode-se também listar quais os projetos que previamente foram lançados e que serão afetados pelo período de não disponibilidade informados. Vamos aos passos?
- Colaborador lança pedidos de ausência ou férias
- Gestor Funcional aprova ou reprova o pedido, após avaliar tarefas e projetos que serão afetados, bem como o pool geral por perfil/cargo.
- Colaborador é informado sobre resultado do pedido
- O Calendário de disponibilidade é atualizado, caso pedido seja aprovado.
Passo 7 – Visualizando a alocação e fazendo ajustes – Scheduler
Hora de acompanhar a distribuição de recursos em múltiplos projetos! Uma ferramenta que ajuda bastante esta etapa é o Scheduler. Nela, cada linha representa um recurso da organização e sua alocação em diversas tarefas dos projetos do portfólio podem ser visualizados em barras temporais.
Precisa ajustar a alocação de um recurso? Basta usar o mouse e arrastar a barra. Ah, lembre-se que são tarefas de todo o portfólio, não apenas de um projeto.
Precisa saber se o recurso está superalocado? Confira o histograma na parte de baixo na tela. Linhas verdes indicam trabalho menor que a capacidade do recurso no período. Trechos vermelhos indicam superalocação.
Veja só!
Olha como ficou essa função dentro do software NetProject
Bônus! Disponibilidade de acordo com skills
Pode ser que um recurso que esteja disponível em um determinado período não tenha as habilidades ou skills, necessárias para cumprir determinada atividade, concorda? Para resolver este problema, precisamos adicionar uma lista de skills para cada recurso da organização. Na tela abaixo, temos uma lista de habilidades e níveis de cada habilidade para o recurso em questão.
Agora, basta aplicar filtros de habilidades e níveis nas telas acima!
Ufa, apenas sete passos, mas com uma enorme carga de processos e uma gigante necessidade de automatização. Para um apoio nesta automatização, considere a adoção de uma ferramenta de gestão de portfólio e projetos, como NetProject.
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