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Lidar com múltiplos projetos de maneira simultânea é uma realidade cada vez mais comum para os gerentes de área que atuam em mercados competitivos. Para se destacar da concorrência e atender aos anseios dos consumidores nesse contexto, a alta gestão lança mão de diversos projetos, seja em negócios ou operações, delegando essa difícil tarefa a gerentes que, algumas vezes, não estão preparados para assumir a responsabilidade.
Apesar do grande desafio, a gestão de projetos nessas condições também pode trazer resultados positivos e contribuir para o crescimento da organização. Com isso em mente, compilamos cinco dicas importantes para gerenciar múltiplos projetos com mais eficiência em sua empresa. Confira!
1 – Controle sua agenda
A primeira dica para o gerente que quer monitorar múltiplos projetos é dominar a própria agenda. Afinal, a gestão eficaz do tempo é indispensável para que seja possível dar a atenção necessária a cada projeto. Por este motivo, mantenha sua agenda sempre organizada para monitorar o trabalho das equipes e lembre-se de priorizar as tarefas essenciais em cada um dos projetos, evitando a perda de tempo com assuntos secundários.
2 – Promova a organização individual das informações e da execução de cada projeto
Muitos fracassos em gerenciamento de múltiplos projetos passam pela incapacidade dos gestores de separar as informações referentes a cada um deles. Quando isso acontece, as informações se confundem a todo o momento, diminuindo a produtividade da equipe.
Ainda que os projetos gerenciados sejam relacionados e utilizem os mesmos recursos, é importante que a empresa mantenha as informações e documentos bem separados e organizados, não somente nos sistemas usados, mas também na mente dos funcionários envolvidos na execução.
3 – Aposte em um software eficiente de apoio à gestão
Para “organizar a casa”, outra dica é investir em um bom software para apoiar a gestão. Com um sistema especializado em gerenciamento do setor, é possível manter os projetos bem estruturados para que cada um deles possa ser acompanhado de forma mais eficaz pelo gerente.
Priorize um sistema que permite a alocação de recursos para os projetos em andamento, já que essa funcionalidade auxilia a colocar os pensamentos em ordem e a planejar melhor todo o processo. A possibilidade de gerar relatórios a qualquer momento também facilita o acompanhamento de como as etapas estão evoluindo e a identificação de gargalos, antes mesmo que eles se manifestem.
4 – Aloque os recursos com antecedência
As empresas precisam de equipes e estruturas cada vez mais enxutas para que possam realizar seus planos sem perder a competitividade. E é justamente aí que reside o maior desafio da gestão de múltiplos projetos: planejar os recursos para que eles estejam disponíveis no momento exato durante a execução.
Desta forma, o gerente deve planejar os recursos com a maior antecedência possível para as etapas prioritárias de um projeto, sem negligenciar os demais para que eles não sejam impactos no longo prazo.
5- Delegue sem medo
Os gerentes também devem aceitar que não terão tempo suficiente para se dedicar a todos os detalhes em cada um dos projetos sob sua responsabilidade. Por isso, é fundamental saber delegar as tarefas menos estratégicas aos membros mais qualificados da equipe – desta maneira, será possível dar atenção a todas as iniciativas de forma equilibrada.
O gerenciamento de múltiplos projetos traz inúmeros desafios para os profissionais envolvidos. Em função disso, é fundamental que eles saibam se preparar para atender aos anseios dos públicos de interesse dos projetos e trilhar uma carreira de sucesso na profissão.
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