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Não adianta ser 99% perfeito se aquele 1%… Muitos projetos sofrem da síndrome da conclusão: alcançam um percentual elevadíssimo de conclusão mas não conseguem ser finalizados de fato. Será que o 1% restante está sendo conduzido com displicência? Por que no início o projeto parece avançar mais e a passos mais firmes?

Muitos problemas contribuem para que alguns projetos pareçam ter seu progresso estacionado no final. Essa estranha diminuição no ritmo pode ser decorrente de planejamento mal feito, erros na medição do avanço ou alterações constantes no escopo, entre outros motivos.

Planejando bem do início ao fim

A verdade é que na maioria dos projetos, visualizamos um horizonte distante: temos muita clareza e precisão naquilo que está próximo a nós, mas enxergamos com dificuldade aquilo que está longe. É claro que isso se reflete no planejamento de um projeto. É mais fácil planejar as atividades que são mais palpáveis já no início do projeto do que aquelas que ainda dependem de muitos fatores e estão mais no futuro.

É justamente por esse motivo que se recomenda o uso do planejamento em ondas, ou os sprints em metodologias de desenvolvimento ágil. Com o planejamento sendo refinado em etapas sucessivas, fica mais fácil acertar, e a distribuição do trabalho vai ocorrendo de forma mais realista. Assim, quando vamos chegando ao fim do projeto, o progresso medido corresponde de forma mais fiel à realidade, e o trabalho a ser realizado é melhor representado pelo percentual restante.

Medindo linearmente

O progresso de muitas atividades é difícil de ser medido linearmente. É comum que sejam estabelecidos critérios de medição com “faixas” de percentuais de conclusão, conforme o trabalho for progredindo, mas que não indicam de forma linear o quanto do trabalho foi de fato realizado.

Essa não linearidade pode não representar um problema de fato, desde que sejam estabelecidas proporções de correlação entre as muitas atividades do projeto, que permitam que elas sejam comparadas em termos de volume de trabalho umas às outras.

Dessa forma, para uma medição geral do projeto ser precisa, é importante que cada tarefa tenha um peso no total do projeto o mais próximo do quanto realmente representa do trabalho total, em termos percentuais.

Outro ponto importante é tentar refinar o trabalho no maior nível de detalhamento possível, para que os pacotes de trabalho possam ser medidos de forma mais simples e indiquem com maior precisão o quanto do todo já foi realizado. Mas atenção: refinar as atividades em pacotes de trabalho pode ser bom para alguns aspectos do planejamento, como o acompanhamento da execução, mas pode ser contraproducente se introduzir uma carga de trabalho gerencial desproporcional ao trabalho em si. Por isso, é preciso sempre avaliar com cuidado o nível de detalhamento ideal a ser utilizado em cada projeto.

Cuidado com as mudanças

Mudanças são necessárias e fazem parte de todo e qualquer projeto, mas seu impacto sempre precisa ser avaliado com muito cuidado. Mudanças que ocorram próximo ao final do projeto, que podem ser de fato mais frequentes, podem fazer com que aquilo que já estava quase pronto fique novamente incompleto… É o percentual tende a 100% mas acaba não chegando lá.

Um bom processo de gestão de mudanças evita que isso ocorra, inclusive detectando a necessidade de mudanças o mais cedo possível. Assim, alterações no progresso refletem-se mais cedo no projeto, quando o impacto daquele ponto até o final não é tão representativo quanto na reta final.

Projetos não lineares

Por fim, cabe lembrar que a natureza dos projetos não é necessariamente linear. Quem nunca ouviu que “em uma construção o que mais demora são os acabamentos”?

Ocorre que, de fato, ao se chegar próximo ao fim do projeto, algumas tarefas podem ser mais exparsas no tempo, talvez mais dependentes de marcos externos. Se for esse o caso, é natural que o projeto “patine” naquele último 1%… E não quer dizer que ninguém é vagabundo, ao contrário do que diria a música.

E os seus projetos? Patinam no último 1%? Compartilhe suas experiências conosco ou tire suas duvidas, deixando um comentário a seguir.