A importância do escritório de projetos para a administração pública

Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos é uma estrutura de gestão de projetos que visa padronizar os processos de governança relacionada a projetos bem como facilitar a partilha de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. As responsabilidades de um PMO podem variar de funções de suporte de gerenciamento de projetos até ser responsável pela gestão direta de um ou mais projetos.

São muitas as funções que podem desempenhar um escritório de projetos na gestão pública. O seu papel pode ser decisivo para os projetos públicos em curso e para os que estão em desenvolvimento. O PMO será ineficiente se seu papel não estiver claramente especificado e definido.
A importância da gestão de projetos para a Administração Pública visa principalmente:

Alinhamento dos negócios e projetos

Enfatizar a supervisão, planejamento, priorização, execução e cancelamento de projetos com base nas abordagens estratégicas da Administração Pública. Uma das funções do PMO é garantir que os comportamentos e procedimentos desenvolvidos no âmbito dos vários projetos sempre correspondam aos objetivos da Administração Pública.

Avaliação das propostas

Auxiliar a Administração Pública na avaliação de projetos potenciais, analisando a sua viabilidade e pertinência do ponto de vista do negócio e, assim, participar no processo de aprovação ou rejeição.

Coordenação

O PMO muitas vezes assume o papel de coordenador e gerente do projeto, a gerência sênior, o papel de patrocinador e de outras partes interessadas.

Consultoria

O escritório de projetos possui um grupo de especialistas em gerenciamento de projetos que procuram levantar questões e sugestões para as peculiaridades que surgem no projeto. Aconselhar sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos dentro dos critérios de tempo, custo e qualidade aceitável é uma das principais responsabilidades de um PMO, sendo particularmente útil as suas contribuições para a gestão da mudança e integração de projetos. Por o outro lado, muitas vezes se estendem em consultoria técnica, fundamental para alguns projetos públicos.

Configuração

O escritório de projetos fornece metodologias, modelos, políticas, ferramentas de desenvolvimento de tecnologia e garante o acesso à informação. Atua como ponto de contato e gerencia o acesso à documentação histórica e as lições aprendidas, bem como informações sobre os projetos que ainda não foram encerrados.

Formação

A conduta dos programas da Administração devem levar em conta as necessidades de qualquer membro da equipe e não ser centrado exclusivamente na formação sobre a gestão de projetos. O escritório deve considerar questões de negócios, tecnologias, certificações, comunicação e gestão de equipe.

Recursos humanos

O recrutamento para novas adições e análise de perfil para promover sinergias entre projetos e o pessoal, visa uma melhor utilização de recursos próprios e redução de tempo e custos de curva de aprendizagem para os novos membros da equipe.

Cultura de gerenciamento de projetos

O PMO visa organizar e criar uma cultura de liderança e orientação para projetos públicos, uma responsabilidade primária do estado. Este esforço para difundir a implementação da melhor gestão do projeto deve ser feito de duas maneiras: através de equipes (não apenas pelo gerente de projeto) e nos níveis da organização de gerenciamento de projeto.

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Sobre Hayala Curto

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da NetProject. Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 20 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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