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Dashboard para gestão de projetos

Um dashboard para gestão de projetos é uma ferramenta visual que reúne e apresenta informações-chave sobre o andamento de um projeto de forma concisa e intuitiva. Geralmente, ele está presente em ferramentas Project & Portfólio Management, PPM, e  é composto por gráficos, tabelas e indicadores que permitem aos gestores e membros da equipe ter uma visão geral do progresso, desempenho e status do projeto em tempo real.

Elementos comuns em Dashboards de Gerenciamento de Projetos

1. Indicadores de desempenho chave (KPIs): Métricas que medem o progresso do projeto em relação aos objetivos definidos, como prazos, custos, qualidade, riscos, etc.
2. Gráficos de Gantt: Diagramas que mostram a programação das atividades do projeto ao longo do tempo, ajudando a identificar tarefas críticas, dependências e atrasos.
3. Quadros de tarefas: Mostram o status das tarefas em andamento, incluindo o que está concluído, o que está em andamento e o que está atrasado.
4. Gráficos de burndown/burnup: Representam visualmente a quantidade de trabalho restante versus o tempo disponível, ajudando a prever se o projeto será concluído dentro do prazo.
5. Resumo de recursos: Informações sobre a alocação de recursos, incluindo a carga de trabalho da equipe, disponibilidade de recursos e custos.
6. Riscos e problemas: Identificação e acompanhamento dos principais riscos e problemas que podem afetar o projeto, juntamente com ações corretivas.

Esses são apenas alguns exemplos, e o conteúdo específico de um dashboard pode variar de acordo com as necessidades e características de cada projeto e equipe. Em resumo, um dashboard de gestão de projetos é uma ferramenta poderosa para manter todos os envolvidos informados, alinhados e capacitados a tomar decisões rápidas e eficazes.

Dashboard para gestão de portfólio

Um dashboard para gestão de portfólio é uma ferramenta visual que fornece uma visão consolidada e em tempo real de vários projetos ou iniciativas dentro de um portfólio de uma organização. Ou seja, vários projetos em um único ambiente.  Enquanto um dashboard de gestão de projetos se concentra em um projeto específico, um dashboard de gestão de portfólio abrange todos os projetos e pode incluir outras iniciativas estratégicas, como programas, produtos ou investimentos. Atenção: o foco principal é o acompanhamento do portfólio de projetos em um painel do portfólio de projetos.

Elementos comuns em um Dashboard de Gerenciamento de Portfólio

As características de um dashboard de gestão de portfólio podem incluir:

1. Visão geral do portfólio: Apresenta informações sobre todos os projetos e iniciativas incluídos no portfólio, como status, progresso, prazos e recursos alocados.
2. Priorização e alinhamento estratégico: Indica como os projetos estão alinhados com os objetivos estratégicos da organização e ajuda a priorizar os investimentos com base em critérios como retorno sobre o investimento (ROI), impacto estratégico e riscos.
3. Análise de riscos e benefícios: Fornece uma visão dos riscos associados a cada projeto e os benefícios esperados, permitindo que os gestores tomem decisões informadas sobre a alocação de recursos e o gerenciamento de riscos.
4. Recursos e capacidades: Mostra a disponibilidade de recursos dentro da organização e como estão sendo alocados entre os diferentes projetos e iniciativas do portfólio.
5. Desempenho financeiro: Oferece informações sobre o orçamento, custos reais e previsões de gastos para o portfólio como um todo, bem como para projetos individuais.
6. Status de entrega e marcos: Destaca os principais marcos e entregas de cada projeto, permitindo uma rápida identificação de projetos em atraso ou com problemas.

Em resumo, um dashboard de gestão de portfólio é uma ferramenta essencial para os líderes e gestores acompanharem e tomarem decisões estratégicas sobre o portfólio de projetos e iniciativas da organização, garantindo que estejam alinhados com os objetivos globais e entreguem valor sustentável.

Perguntas Frequentes sobre Dashboard para Projetos e Portfólio de Projetos

Como o dashboard auxilia na gestão do portfólio de projetos?

Um dashboard de gestão de portfólio de projetos desempenha um papel crucial ao oferecer uma visão consolidada e em tempo real de todos os projetos e iniciativas dentro do portfólio de uma organização. O dashboard permite que os líderes e gestores acompanhem e gerenciem eficazmente todos os projetos e iniciativas da organização, garantindo que estejam alinhados com os objetivos estratégicos e entreguem valor significativo.

Como o portfólio de projetos é apresentado em um dashboard?

Um portfólio de projetos pode ser apresentado em um dashboard de diversas maneiras, dependendo das necessidades específicas da organização e dos stakeholders envolvidos. A chave é criar uma visualização que seja clara, concisa e forneça as informações necessárias para os stakeholders acompanharem e tomarem decisões sobre o portfólio de projetos de forma eficaz. Aqui estão alguns elementos comuns que podem ser incluídos em um dashboard de gestão de portfólio de projetos:

Visão Geral do Portfólio: Uma visualização panorâmica que mostra todos os projetos incluídos no portfólio, geralmente organizados em uma tabela ou gráfico, destacando o status, prioridade e categorias dos projetos.

Indicadores de Desempenho-Chave (KPIs): Métricas e indicadores que fornecem uma visão instantânea do desempenho do portfólio, como progresso geral, cumprimento de prazos, orçamento gasto, retorno sobre o investimento (ROI), entre outros.

Matriz de Priorização: Uma representação visual que ajuda a priorizar os projetos com base em critérios estratégicos, como alinhamento com os objetivos da organização, impacto esperado e viabilidade.

Como o status do portfólio de projetos é apresentado em um dashboard?

Status e Progresso: Gráficos ou indicadores que mostram o status e progresso de cada projeto individualmente, destacando as etapas concluídas, próximas ações, marcos atingidos e eventuais problemas ou riscos.

Alocação de Recursos: Informações sobre a alocação de recursos, incluindo recursos humanos, financeiros e materiais, para cada projeto, permitindo uma visão clara de como os recursos estão sendo distribuídos e utilizados dentro do portfólio.

Análise de Riscos e Benefícios: Gráficos ou matrizes que identificam e avaliam os riscos associados a cada projeto, bem como os benefícios esperados, ajudando os gestores a tomar decisões informadas sobre a gestão de riscos e priorização de projetos.

Desempenho Financeiro: Visualizações que mostram o desempenho financeiro do portfólio, incluindo orçamento planejado versus real, custos totais, previsões de gastos e retorno financeiro esperado de cada projeto.

Calendário de Eventos e Próximas Ações: Um calendário ou lista de próximas atividades e eventos importantes relacionados ao portfólio de projetos, ajudando a garantir que todas as partes interessadas estejam cientes das próximas etapas e marcos.

Usando o Project online, o office 365 e o Power BI com modelo de painel

Usar o Project Online e o Office 365 para criar um modelo de painel ou dashboard de projetos pode ser uma maneira poderosa de visualizar e gerenciar o desempenho de seus projetos. Usar o Project Online em conjunto com o Office 365 e o Power BI permite criar dashboards de projetos personalizados e altamente informativos que podem ajudar a melhorar a visibilidade, o controle e o desempenho dos seus projetos. Aqui está uma abordagem passo a passo sobre como fazer isso:

1. Acesse o Project Online:
   • Faça login na sua conta do Office 365 e acesse o Project Online. Certifique-se de que sua organização tenha licenças que permitam o acesso ao Project Online.
2. Crie seus Projetos:
   • No Project Online, crie e configure seus projetos conforme necessário. Isso pode incluir definição de tarefas, recursos, atribuições e cronogramas.
3. Configure Campos Personalizados:
   • Se necessário, configure campos personalizados em seus projetos para capturar informações específicas que você deseja incluir no seu dashboard.
4. Use o Power BI para Criar o Dashboard:
   • O Power BI é uma ferramenta poderosa para criar dashboards e relatórios interativos. Conecte-se ao Project Online e importe os dados dos seus projetos para o Power BI.
5. Projete seu Dashboard:
   • No Power BI, projete seu dashboard com base nos dados dos projetos. Use visualizações gráficas, como gráficos de barras, gráficos de pizza, tabelas dinâmicas, entre outros, para representar diferentes aspectos do desempenho do projeto.
6. Adicione Métricas e KPIs:
   • Inclua métricas-chave e indicadores de desempenho (KPIs) relevantes ao seu dashboard para monitorar o progresso, custos, prazos, recursos e qualquer outra métrica importante para seus projetos.
7. Personalize e Formate o Dashboard:
   • Personalize a aparência e o layout do seu dashboard para torná-lo fácil de entender e visualmente atraente. Adicione filtros e opções de interatividade para permitir que os usuários explorem os dados conforme necessário.
8. Compartilhe e Colabore:
   • Compartilhe seu dashboard com outras partes interessadas dentro da organização usando os recursos de compartilhamento do Power BI. Isso permite que eles acessem o dashboard e interajam com os dados em tempo real.
9. Atualize e Mantenha o Dashboard:
   • Mantenha seu dashboard atualizado, fazendo atualizações conforme necessário à medida que os projetos avançam e os dados mudam. Isso garantirá que as informações apresentadas no dashboard sejam sempre precisas e relevantes.

Principais modelos de dashboard de gestão de projetos 

Nessa seção apresentamos alguns exemplos de Dashboards para controle de projetos e controle de portfólio. Lembre-se de que cada empresa possui uma necessidade de acompanhamento e uma metodologia própria, sendo assim, faça as devidas adaptações incluindo ou removendo quaisquer um dos blocos sugeridos nas seções abaixo!

Dashboard – Painel de controle de Projetos

Dicas de blocos para esse Dashboard:

Indicadores Chave, como CPI e SPI do Projeto, Número de tarefas em atraso, Desvio de Prazos em dias

Tarefas em Andamento

Sobre o Status de Tarefas

Mapeamento de Tarefas por Responsável

Dashboard – Painel de controle de Portfólio

Dicas de blocos para esse Dashboard:

Indicadores-chave de desempenho

Projetos em Andamento

Sobre o Status de Projetos

Mapeamento de Projetos por Área

Modelo de Painel de Gestão de Projetos