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O que é um quadro Kanban?
O quadro Kanban é uma ferramenta visual de gestão do fluxo de trabalho, baseada no método Kanban, que permite que toda a equipe visualize o trabalho em andamento, as tarefas e o ponto de entrega. Consiste em um quadro branco dividido em colunas, onde cada coluna representa uma etapa do processo. Os cartões Kanban, que representam as tarefas, são movidos entre as colunas à medida que avançam no fluxo de trabalho.
Como usar um quadro Kanban?
Para usar um quadro Kanban, é possível criar um quadro físico ou optar por um quadro Kanban online, onde toda a equipe pode acessá-lo. Os membros da equipe devem criar um quadro dividido em colunas que representem as etapas do fluxo de trabalho e, em seguida, adicionar os cartões Kanban para visualizar as tarefas em andamento. O quadro Kanban pode ser uma ferramenta eficaz para visualizar o trabalho em andamento e gerenciar o fluxo de trabalho de forma eficiente.
Quais são os benefícios dos quadros Kanban?
O quadro Kanban ajuda a equipe a visualizar o trabalho em andamento, identificar gargalos e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, o Kanban permite uma estrutura visual clara para acompanhar as tarefas e facilita a colaboração entre os membros da equipe. Com o uso do Kanban, as equipes podem melhorar a eficiência, reduzir o tempo de entrega e aumentar a produtividade.
Por que usar um modelo de quadro Kanban?
O uso de um modelo de quadro Kanban, seja físico ou virtual, é uma forma eficaz de aplicar a metodologia Kanban ao fluxo de trabalho da equipe. O Kanban pode ser combinado com o Scrum para criar um modelo híbrido que atenda às necessidades específicas da equipe. O modelo de quadro Kanban oferece uma visão clara do trabalho em andamento e proporciona uma abordagem flexível para gerenciar o fluxo de trabalho.
Como funciona um quadro kanban na prática
Na prática, o quadro Kanban funciona com a equipe criando um painel Kanban para visualizar todas as tarefas em andamento. Os membros da equipe podem usar o quadro Kanban para monitorar o progresso das tarefas, mover os cartões Kanban entre as colunas conforme avançam no fluxo de trabalho e colaborar de forma eficiente para garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo. O Kanban pode ser uma ferramenta fundamental para melhorar a eficiência do trabalho em equipe e garantir a entrega pontual dos projetos.
Quadro Kanban X Cronograma Ágil
Enquanto o Quadro Kanban é focado na gestão ágil, e no controle de entregas num tempo fixo, o cronograma ágil é voltado para atender um número fixo de entregas com o tempo podendo variar no cronograma.
A utilização do cronograma, muitas vezes, acontece de forma errônea. Alguns gestores de projetos constroem um modelo inicial, mas o abandonam e não dão sequência em suas atualizações. Outros dedicam tempo demais e criam um modelo muito amplo e incapaz de administrá-lo.
O Quadro Kanban servirá como uma ferramenta fundamental para monitorar e agilizar os micro processos durante a efetivação do cronograma do projeto e dar ênfase a entregas mais rápidas com redução do risco de falhas.
Prepare a sua equipe de projeto para entender e usar o Quadro Kanban
Ao montar um Quadro Kanban, é muito importante que deixe claro para a equipe a sua intenção em utilizá-la como ferramenta de apoio para a otimização do cronograma do projeto, pois resultados positivos e negativos, individuais, poderão ser expostos no Quadro. Informe os benefícios possíveis para a equipe e convide cada um para interagir e colaborar com a montagem.
Os integrantes que compõem o grupo também farão toda a diferença para o sucesso do projeto. Não adianta ter uma excelente ferramenta de apoio se a equipe não for capacitada para a função designada no projeto.
Determine as tarefas e seus estágios no projeto
Com o Quadro Kanban, você pode designar as tarefas e as fases que se encontram. Na primeira coluna (Para Fazer), determine as tarefas que devem ser realizadas, por quem e quando. Quando o responsável iniciar a tarefa, ele terá a incumbência de encaminhá-la para a segunda coluna (Tarefas em Execução), que representa as tarefas que estão em andamento.
Finalmente, na terceira coluna (Concluído), você pode organizar as tarefas que foram finalizadas. Lembrando sempre que as tarefas concluídas podem retornar a primeira coluna (Para Fazer), caso necessitem de reajustes, revisões ou reparos.
O que é prioridade em seu projeto?
A prioridade de algumas tarefas pode ser muito importante para manter a qualidade do seu projeto. Então, sempre que identificar certa urgência em alguma atividade coloque-a no topo da lista da coluna (Para Fazer). Monitore esse tipo de tarefa para que sua execução aconteça de forma satisfatória e realoque as atividades de acordo com a sua prioridade no projeto.
Tendo ciência do que é prioritário no projeto, você irá contribuir para a redução de custos ao adiar ou cancelar tarefas desnecessárias e melhorar a qualidade do projeto entregue.
Um exemplo na prática
Uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Engenharia de Produção (ABEPRO), em 2010, apresentou dados interessantes para o encontro anual da Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP). No estudo, os pesquisadores concluíram que as empresas que utilizaram o Quadro Kanban com o intuito de testar a sua real efetividade nos processos operacionais, tiveram um melhoramento médio de 60% em suas produtividades.
E para concluir, nada melhor que uma exibição na prática para entender o conceito do Quadro Kanban. Clique aqui e assista ao vídeo tutorial para você aprender como montar o seu Quadro Kanban!
De uma forma geral, o Quadro Kanban será uma ferramenta muito útil para adaptar as tarefas de acordo com a sua prioridade e permitir que sejam realizadas de forma disciplinar e transparente pela equipe.
