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Questionamento importante surge em todas as iniciativas de implantação de práticas de Gestão de Projetos em qualquer organização. Vale realmente a pena começar uma jornada tão desafiadora e por vezes tão custosa financeiramente e culturalmente?
O que é Gestão de Projetos?
A gestão de projetos é o processo de planejar, executar, monitorar e controlar as atividades e recursos de um projeto para atingir seus objetivos dentro de prazos, orçamentos e padrões de qualidade predefinidos. Ela envolve a aplicação de técnicas, metodologias, ferramentas e habilidades específicas para garantir que um projeto seja concluído com sucesso.
A gestão de projetos abrange várias etapas e áreas-chave, incluindo:
- Definição de Objetivos: Estabelecer claramente os objetivos e metas do projeto, identificando o que deve ser entregue ao final do projeto.
- Planejamento: Desenvolver um plano detalhado que inclui o escopo do projeto, cronograma, orçamento, recursos necessários, riscos identificados e estratégias para lidar com esses riscos.
- Execução: Implementar as atividades definidas no plano do projeto, alocando recursos e monitorando o progresso em direção aos objetivos.
- Monitoramento e Controle: Acompanhar continuamente o progresso do projeto, comparando-o com o plano original e tomando medidas para corrigir desvios ou problemas.
- Encerramento: Finalizar todas as atividades do projeto, documentar lições aprendidas e garantir que todos os entregáveis tenham sido concluídos de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.
Qual a importância da Disciplina Gestão de Projetos?
A gestão de projetos é uma disciplina fundamental em muitas organizações, pois ajuda a garantir que os projetos sejam concluídos de forma eficiente e eficaz, atendendo às necessidades dos stakeholders e alcançando os resultados desejados. Existem várias metodologias e abordagens de gestão de projetos, como o PMI (Project Management Institute) com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o PRINCE2, o Scrum e muitos outros, que oferecem diretrizes e melhores práticas para a gestão de projetos em diferentes contextos e setores.
Qual o ROI da Gestão de Projetos?
O ROI (Return on Investment, ou Retorno sobre o Investimento) é uma métrica que ajuda a avaliar o desempenho financeiro de um projeto ou investimento, incluindo a gestão de projetos.
Calcular o ROI da gestão de projetos envolve comparar o retorno financeiro obtido com os custos associados à implementação do projeto. Aqui estão os passos para calcular o ROI da gestão de projetos:
Determine os Benefícios Financeiros:
Identifique todos os benefícios financeiros que foram gerados como resultado do projeto. Isso pode incluir aumento de receita, economia de custos, redução de despesas operacionais, entre outros. Esses benefícios devem ser quantificáveis em termos monetários.
Calcule os Custos do Projeto:
Liste todos os custos associados à implementação do projeto. Isso inclui custos de recursos humanos, materiais, equipamentos, software, treinamento, despesas gerais e quaisquer outros custos diretos ou indiretos relacionados ao projeto.
Subtraia os Custos dos Benefícios:
Subtraia os custos totais do projeto dos benefícios financeiros totais obtidos com o projeto. A fórmula é a seguinte: ROI = (Benefícios Financeiros – Custos do Projeto) / Custos do Projeto
Converta o Resultado em Percentagem:
O ROI é geralmente expresso como uma porcentagem. Multiplique o resultado da etapa anterior por 100 para obter a porcentagem do ROI.
Por exemplo, se os benefícios financeiros do projeto foram de R$ 100.000 e os custos do projeto foram de R$ 50.000, o cálculo do ROI seria: ROI = (100.000 – 50.000) / 50.000 = 0,5
ROI = 0,5 x 100% = 50%
Nesse exemplo, o ROI da gestão de projetos seria de 50%.
Um ROI positivo indica que o projeto gerou um retorno financeiro positivo em relação aos custos, o que é geralmente um sinal de sucesso.
No entanto, é importante considerar que o ROI não deve ser a única métrica usada para avaliar o sucesso de um projeto. Outros fatores, como satisfação do cliente, qualidade do produto ou serviço entregue e conformidade com os objetivos do projeto, também são importantes para uma avaliação completa.
Além disso, o ROI não leva em consideração o valor a longo prazo que um projeto pode trazer para uma organização, como ganhos de mercado ou melhoria na reputação da empresa.
Portanto, é importante interpretar os resultados do ROI em conjunto com outras métricas e informações relevantes.
Um software de Gestão de Projetos é imprescindível, como justificar seu uso?
Justificar a adoção de um software de gestão de projetos envolve apresentar argumentos sólidos e evidências que mostrem como a implementação desse software trará benefícios significativos para a organização. Aqui estão alguns passos que você pode seguir para justificar a adoção de um software de gestão de projetos:
Identifique as Necessidades e Problemas Atuais:
Comece identificando as necessidades e os problemas atuais na gestão de projetos na organização. Isso pode incluir a falta de visibilidade sobre o progresso dos projetos, dificuldades na colaboração entre equipes, atrasos recorrentes, estouro de orçamento, entre outros.
Defina os Objetivos:
Estabeleça objetivos claros que você espera alcançar com a adoção do software de gestão de projetos. Isso pode incluir metas como melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade da equipe, reduzir os custos operacionais e entregar projetos no prazo e dentro do orçamento.
Pesquise e Avalie Soluções:
Realize uma pesquisa de mercado para identificar software de gestão de projetos que atendam às necessidades da organização. Avalie as opções disponíveis com base em critérios como funcionalidades, escalabilidade, usabilidade, custos e suporte ao cliente.
Apresente Benefícios Tangíveis:
Liste os benefícios tangíveis que a adoção do software de gestão de projetos trará para a organização. Isso pode incluir economia de tempo, redução de custos, aumento da eficiência, melhoria na colaboração entre equipes, melhor controle de recursos e projetos mais bem-sucedidos.
Calcule o Retorno sobre o Investimento (ROI):
Como mencionado na resposta anterior, calcule o ROI esperado da implementação do software de gestão de projetos. Mostre como os benefícios financeiros superarão os custos de aquisição e implementação do software.
Destaque Estudos de Caso e Exemplos de Sucesso:
Se possível, apresente estudos de caso de organizações similares que adotaram o mesmo software de gestão de projetos e alcançaram resultados positivos. Esses exemplos podem ajudar a validar sua proposta.
Elabore um Plano de Implementação:
Desenvolva um plano detalhado de implementação do software, incluindo cronograma, recursos necessários e etapas para garantir uma transição suave.
Considere a Aceitação da Equipe:
Certifique-se de envolver a equipe que usará o software no processo de seleção e implementação. Demonstre como o software pode facilitar o trabalho da equipe e melhorar sua produtividade.
Apresente uma Análise de Riscos:
Identifique quaisquer riscos potenciais associados à adoção do software e apresente estratégias para mitigá-los.
Apresente um Plano de Custos:
Apresente um plano de custos detalhado que inclua não apenas o custo inicial de aquisição do software, mas também os custos de treinamento, suporte contínuo e manutenção.
Solicite Feedback e Apoio da Alta Administração:
Apresente sua proposta aos principais stakeholders e à alta administração da organização. Busque seu feedback e apoio.
Demonstre a Contribuição Estratégica:
Mostre como a adoção do software de gestão de projetos se alinha com os objetivos estratégicos da organização e como ele pode ajudar a atingir metas de longo prazo.
Ao seguir esses passos e apresentar uma argumentação sólida, você estará melhor preparado para justificar a adoção de um software de gestão de projetos e obter o apoio necessário para implementá-lo com sucesso na organização.
Afinal, Gestão de Projetos vale a pena?
Ufa, se você chegou até aqui percebeu que neste artigo apresentamos alguns argumentos que confirmam a importância da Gestão de Projetos. Apenas tenha em mente que não basta estalar os dedos e desejar que sua empresa passe a adotar práticas de Gestão de Projetos. O caminho é árduo e não existem atalhos. Cada empresa tem sua cultura e particularidades que trazem um sabor especial a cada estruturação de práticas de Gestão de Projetos.
Conte com a NetProject para esta jornada!
