Timesheet Automático – Acompanhe trabalho e custos reais de seus projetos!

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Quando realizamos o planejamento de um projeto, estabelecemos ações a serem realizadas e definimos recursos a serem utilizados durante a condução do mesmo. Temos recursos materiais e recursos humanos alocados em tarefas de projeto, compondo o trabalho e custos planejados. Para acompanhar o trabalho e custo realizados, quando trabalhamos com recursos humanos, podemos lançar mão de um acompanhamento de horas, ou o famoso timesheet.

O Timesheet

Um timesheet é uma ferramenta usada para rastrear e registrar as horas trabalhadas por membros da equipe em um projeto específico. É uma forma de acompanhar o tempo gasto em tarefas, atividades ou projetos. O timesheet normalmente inclui informações como a data, o nome da tarefa ou atividade, a descrição, o nome do membro da equipe responsável e o tempo gasto. Os membros da equipe geralmente preenchem o timesheet diariamente ou semanalmente, registrando as horas dedicadas a cada atividade ou projeto.

Os timesheets são úteis para várias finalidades, incluindo:

1. Monitoramento de tempo: Permitem que a equipe e os gerentes acompanhem quanto tempo está sendo gasto em diferentes tarefas e projetos. Isso ajuda a identificar quanto tempo é necessário para concluir determinadas atividades e pode ajudar no planejamento futuro.
2. Alocação de recursos: Permitem que os gerentes visualizem como os recursos da equipe estão sendo alocados em diferentes projetos. Isso pode ajudar na distribuição equilibrada de trabalho e na identificação de sobrecarga ou subutilização de membros da equipe.
3. Faturamento e folha de pagamento: Os timesheets podem servir como base para faturar clientes com base no tempo gasto em projetos. Também são úteis para a elaboração de folhas de pagamento, permitindo calcular a compensação apropriada com base nas horas trabalhadas.
4. Análise de desempenho: Ao registrar as horas gastas em cada atividade ou projeto, os timesheets podem fornecer dados para análise de desempenho individual ou de equipe. Isso pode ajudar a identificar eficiências, gargalos ou áreas que requerem melhorias.
5. Transparência e prestação de contas: Os timesheets promovem a transparência e a prestação de contas dentro da equipe. Todos os membros da equipe podem acompanhar o tempo gasto por eles e pelos colegas, facilitando a colaboração e a comunicação em relação ao progresso do projeto.

Timesheet é Comando e Controle?

O termo “comando e controle” geralmente se refere a um estilo de gerenciamento autoritário e centralizado, em que as decisões são tomadas no topo da hierarquia e as informações e diretrizes são transmitidas de cima para baixo.

O controle de timesheet é uma prática de gestão que envolve o registro e acompanhamento das horas trabalhadas em um projeto. É mais uma ferramenta de monitoramento e gestão de tempo do que um método de comando e controle.

O objetivo do controle de timesheet é obter informações sobre como o tempo está sendo gasto em atividades e projetos, permitindo uma melhor alocação de recursos, planejamento e tomada de decisões informadas. Ele promove a transparência, a prestação de contas e a eficiência na gestão do tempo.

Embora o controle de timesheet possa ser usado como parte de um sistema de gerenciamento mais amplo, ele não implica necessariamente um estilo de comando e controle. Pode ser aplicado em diferentes abordagens de gestão, desde modelos mais tradicionais até abordagens mais colaborativas e ágeis.

Não, o controle de timesheet não é um tipo de comando e controle.

Desafios para implementação de um Timesheet

A implementação de um timesheet pode enfrentar alguns desafios. Aqui estão alguns dos desafios comuns que podem surgir durante esse processo:

1. Resistência à mudança: A introdução de um novo sistema ou processo, como um timesheet, pode encontrar resistência por parte dos membros da equipe. Alguns podem não ver o valor ou a importância de registrar o tempo gasto em tarefas e projetos. É importante comunicar claramente os benefícios do timesheet e como ele contribui para o sucesso do projeto.
2. Falta de comprometimento: Para que um timesheet seja eficaz, é essencial que todos os membros da equipe estejam comprometidos em preenchê-lo de forma precisa e regular. A falta de compromisso pode levar a dados imprecisos ou incompletos, o que compromete a utilidade do timesheet como ferramenta de gestão.
3. Falta de clareza nas atividades e categorias: A definição de categorias e atividades claras é fundamental para um timesheet significativo. Se as categorias não forem bem definidas ou se as atividades não estiverem alinhadas com as necessidades do projeto, os membros da equipe podem ter dificuldade em registrar seu tempo adequadamente.
4. Dificuldade na estimativa do tempo: Algumas tarefas podem ser difíceis de quantificar em termos de tempo gasto. Isso pode ser especialmente verdadeiro em projetos complexos ou criativos. Nesses casos, os membros da equipe podem ter dificuldade em estimar com precisão o tempo necessário para concluir uma determinada atividade, o que pode levar a dados imprecisos no timesheet.
5. Ferramentas ineficientes: A escolha de uma ferramenta de timesheet inadequada ou pouco amigável pode dificultar o preenchimento e o uso efetivo. A interface complicada ou a falta de recursos relevantes podem causar frustração e resultar em baixa adoção por parte da equipe.
6. Falta de acompanhamento e suporte: É essencial fornecer suporte contínuo aos membros da equipe durante a implementação e o uso do timesheet. A falta de acompanhamento, treinamento adequado e suporte técnico pode levar a erros, desmotivação e abandono do uso do timesheet.

Para superar esses desafios, é importante envolver os membros da equipe desde o início, fornecer treinamento adequado, esclarecer os benefícios do timesheet e garantir a disponibilidade de suporte contínuo. Além disso, é importante ouvir o feedback da equipe e ajustar o processo, se necessário, para melhor atender às necessidades e desafios específicos do projeto e da equipe.

Qual o esforço da equipe para preencher o Timesheet?

O esforço que um membro da equipe gasta para preencher um timesheet pode variar dependendo de vários fatores, como o tamanho e complexidade do projeto, a quantidade de atividades realizadas e o formato do timesheet utilizado. Além disso, a habilidade e familiaridade do membro da equipe em usar a ferramenta também podem influenciar o tempo necessário.

Em geral, o preenchimento de um timesheet pode levar de alguns minutos a uma hora por semana, considerando que o membro da equipe esteja familiarizado com a ferramenta e já tenha as informações necessárias prontas. O tempo pode variar com base na quantidade de atividades realizadas e no nível de detalhamento exigido no timesheet.

É importante ressaltar que o preenchimento do timesheet deve ser considerado como parte integrante do trabalho e do processo de gestão do projeto. O tempo gasto na elaboração do timesheet é um investimento para garantir a precisão das informações registradas, o monitoramento adequado do tempo gasto e a transparência na alocação de recursos.

Proposta de um Timesheet Automático

Apesar do timesheet ser considerado como parte integrante do trabalho e do processo de gestão do projeto, muitas empresas ainda enxergam o seu preenchimento como perda de tempo. Entendemos que tanto estas empresas quanto as que veem valor em seu preenchimento podem ser beneficiadas com mecanismos inteligentes de preenchimento. Para tanto, algumas premissas importantes a serem consideradas:

1. Calendário de disponibilidade: Cada recurso humano geralmente empenha suas atividades para uma empresa dentro de um calendário de disponibilidade pré-definido. Por exemplo, diariamente de 08:00 às 12:00 e de 14:00 às 18:00.
2. Indisponibilidades: Do calendário padrão acima definido podemos remover períodos de indisponibilidade como feriados, férias ou ausências solicitadas pelo recurso. Períodos de indisponibilidade não podem, teoricamente, ser utilizados para realizar apontamentos em um timesheet.
3. Planejamento prévio: Em um ambiente controlado por projetos, pressupõe-se que todo o trabalho a ser realizado foi previamente planejado, ou seja, as atividades a serem desempenhadas por cada recurso geralmente estão limitadas às tarefas vigentes, ou em andamento, no momento. Estas tarefas também possuem, geralmente, uma janela de prazo para execução, ou um início e término previstos.
4. Alternativas de preenchimento: Um recurso tem alternativas a serem escolhidas quando iniciar o lançamento no timesheet. Como existe um planejamento prévio, o recurso pode optar por aproveitar esta planejamento e distribuir as horas reais de acordo com seu calendário de disponibilidade. Assim, se um recurso tem duas tarefas previstas para a semana, ou sprint, pode optar por distribuir um percentual de 50% de suas horas disponíveis em cada uma, ou realizar uma distribuição de acordo com sua necessidade.

Nossa proposta é adicionar a alternativa de preenchimento automático na própria tela de lançamento de horas semanal do usuário. Esta ação poupa tempo no preenchimento e pode contribuir para um melhor acompanhamento de custos reais do projeto, que são então comparados com custos planejados, entregando possibilidades de análise de desvios ao gerente de projetos.

Entre em contato conosco para saber mais!