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Neste artigo vamos discutir as questões técnicas relacionadas a integração de ferramentas ERP ou Enterprise Resouce Planning, com ferramentas PPM ou Project and Portfólio Management. Sugerimos a leitura prévia de nosso primeiro artigo da série: Controlando Custos de Projetos de forma integrada com ERP e PPM. Vamos lá?
Quais questões técnicas devo considerar?
Nas próximas seções vamos levantar pontos como: Quem deve ser responsável pela integração? A equipe interna de Tecnologia de Informação da empresa, o fornecedor do software ERP ou o Fornecedor do software PPM? Qual será o formato da integração? Arquivos em formato previamente definido ou as chamadas interfaces de programação? Qual será a periodicidade do sincronismo das informações entre os softwares? Diário, semanal, mensal? Como serão definidas as chaves de integração? Qual informação de custo do ERP devo considerar? Uma vez carregados os custos, como aplicar a Análise de Valor Agregado?
Vamos por partes?
Quem irá realizar a integração?
Decisão importante sobre quem deverá assumir as rédeas da integração. Em um cenário típico temos os fornecedores das duas soluções e possivelmente uma equipe de Tecnologia da Informação de sua empresa. Esta integração deve ser realizada com grande interação entre estes atores. Garanta um bom canal de comunicação e estabeleça quem deve ser o responsável pelo “projeto” de integração. Já sabe né? Cachorro com mais de um dono morre de fome ou com excesso de peso..
Formato da integração
Um formato comumente utilizado é a utilização de arquivos com colunas ou informações pré-definidos. O fornecedor ERP pode, por exemplo, disponibilizar as informações financeiras em uma pasta específica da rede, acessível pelo software PPM. Você também deve possuir permissões e interfaces para “carregar” o arquivo manualmente, na ferramenta PPM.
Uma formato mais recente e robusto envolve a utilização das chamadas APIs, ou Application Program Interface, que atuam como interfaces de comunicação entre softwares de fornecedores diferentes.
Confira aqui algumas API’s de ERPs conhecidos no mercado:
- SAP: https://api.sap.com
- TOTVS: https://api.totvs.com.br
- Senior Sistemas: https://dev.senior.com.br/forums/forum/apis/
Qual a periodicidade?
Decisão importante a tomar. Qual será a periodicidade da integração entre os softwares? Isso irá determinar a frequência com que os dados serão atualizados no PPM. Considere sempre a necessidade de apresentação destes dados ao definir a periodicidade. Não faz sentido atualizar diariamente as informações financeiras se somente às sextas sua empresa realiza apresentações sobre a situação da carteira de projetos. Ah, se a carga for manual, divida o trabalho com a equipe de gerentes de projeto. Se utilizar API’s os dados podem ser sincronizados com uma frequência maior, sem muito esforço.
Como definir chaves de integração?
Não tem segredo, precisamos de chaves de integração entre os softwares. Abaixo uma breve lista de entidades ou áreas que deverão ter equivalência entre o ERP e o PPM:
- Projeto: Código do Projeto
- Recurso: Código do Recurso
- Item de EAP: Código de Contas
- Colaborador: Matrícula
Estas chaves serão utilizadas durante o processo de integração para trafegar informações entre os softwares. Esteja atento.
Quais custos considerar?
De forma simplificada, temos três principais momentos de custos de recursos no ERP. No primeiro momento existe um planejamento de determinado gasto, que em seguida é faturado e finalmente pago. Estes três momentos podem ser considerados durante a integração, mas avalie realmente a necessidade de se controlar estes “tempos” distintos de um gasto do ERP no PPM. Já buscando um gancho para a próxima etapa deste artigo, comparar previsto e realizado é uma das principais vantagens da integração. Assim, vejo os momentos “planejados” e “pago” como obrigatórios.
Como realizar a Análise de Valor Agregado?
Hora de aproveitar a integração e mesclar os dados financeiros com os dados de evolução do projeto. Os dados financeiros do ERP e os dados de evolução física do projeto pelo cronograma no software PPM. Estabeleça uma forma de cálculo do valor agregado (EV ou Earned Value), já que o valor planejado (PV ou Planned Value) e o valor realizado (CR ou Custo Real) são obtidos do ERP. Com o NetProject, já temos uma rotina de cálculo automático dos índices de performance de custo (CPI ou Cost Performance Index) e dos índices de performance de cronograma (SPI ou Schedule Performance Index).
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