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Mencionar a Gestão de Riscos está na moda? Acompanhei várias discussões sobre Gestão de Riscos em “Lives” recentes. Quase todas apresentando aspectos técnicos da gestão de riscos e citando normas e procedimentos mundialmente aceitos como válidos. Não tiro o mérito deste trabalho de conscientização, mas temos um problema prévio para sanar:
Não existe uma cultura de gestão de riscos no Brasil.
Sim, isso mesmo. Não somos acostumados a trabalhar a gestão de riscos, no âmbito da gestão de projetos, no Brasil. Conheci poucas empresas, desde meu contato com a Gestão de Projetos, no começo dos anos 2000, que praticavam a Gestão de Riscos. Geralmente, empresas estas que tinham sua atividade fim classificada como de risco e deveriam então seguir normas para que seu próprio funcionamento fosse mantido.
Segundo o Guia PMBOK, Riscos são eventos incerto que pode afetar positivamente ou negativamente os objetivos do projeto. Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Ou seja, independente da atividade fim ser ou não classificada como de risco, deveria praticar a gestão de riscos.
Até mesmo ao fazer uma viagem, uma festa ou uma live, tenho objetivos que podem ser afetados. Não, não estou falando apenas dos riscos atuais relacionados ao COVID-19, que acarretaria a classificação dos “projetos” citados como de risco. Mesmo fora da pandemia, posso ter um atraso no voo, um convidado com problemas etílicos ou falha na plataforma de transmissão do vídeo online.
Infelizmente, brasileiro não tem tempo para planejar, mas adora um retrabalho.
Planejar? Perda de tempo, encarece o meu trabalho, vou iniciar a execução e vamos ver no que dá… Gestão de Riscos então? Pra quê? Nunca vou usar isso mesmo. Pois é, falta de planejamento causa retrabalho e trava o aprendizado. O famoso ciclo PDCA (Plan, DO, Check, Act), ou (Planejar, Fazer, Verificar, Agir) começa no P não é por acaso.
Retrabalho é um cenário em que uma determinada atividade não é executada corretamente ou não segue padrões de qualidade. Por esse motivo, é preciso fazer a mesma atividade de novo, até atingir o resultado desejado. Seguir padrões de qualidade é um objetivo do projeto. Tudo que afete positivamente ou negativamente um objetivo, é um risco. Assim, quase todo retrabalho provém de riscos no projeto.
Planejamento de riscos faz parte do planejamento do projeto! Reserve um bom tempo para ambos, senão, irá investir grande parte de seu tempo e dinheiro corrigindo erros!
Quer efetivamente a a gerenciar riscos? Começar listando eventos incertos já é um grande passo!
Não precisa dourar a pílula ou enfeitar demais o começo de uma efetiva gestão de riscos. Comece apenas listando todos os eventos que podem afetar seu projeto. Use técnicas como a Tempestade de Idéias, ou Brainstorming. Abuse da avaliação de lições aprendidas em projetos já finalizados. Também abuse das referências e modelos de riscos que porventura já existam em projetos da natureza do que está realizando.
O ponto chave aqui é começar, mesmo que de forma bem simples. Crie o hábito de organizar reuniões de planejamento de riscos em seus projetos. Comece apenas com uma listagem simples, que pode ser feita em uma planilha eletrônica, editor de textos ou até mesmo em papel de pão….
Nem todo risco merece sua atenção, faça uma priorização!
Isso mesmo que você leu. Nem todo risco merece sua atenção. Uma priorização, usando classificações de impacto e probabilidade dos riscos identificados vai te ajudar a identificar os riscos com maior potencial de esculhambar com seu projeto. Crie escalas para os impactos (ex. baixo, médio, alto) e probabilidades (ex. baixa, média, alta), adequadas para seu cenário. Dê um peso para cada item da escala e use a multiplicação de impacto x probabilidade para priorizar seus riscos.
Outro ponto importante. Gerenciar projetos é trabalhar com um conjunto finito de recursos. Você não terá recursos infinitos para tratar os riscos de seu projeto, foque nos que possuírem maior prioridade calculada.
Nem todo risco pode ser eliminado, conheça outras estratégias
Eliminar totalmente um risco é quase impossível. Quando viável, envolve escolhas, por exemplo financeiras, inviáveis. Fora isso, só sacrificando parte do escopo, o que também pode ser difícil de ser aprovado.
Outras estratégias possíveis, para riscos negativos:
Mitigar: Diminuir a “importância” de um risco negativo. Para isso, basta diminuir uma das variáveis que citamos logo acima. Diminuir ou o impacto ou a probabilidade de um risco. Atenção, o risco continua sendo possível. Por exemplo, tomar aulas básicas de italiano para uma viagem a Veneza, diminuo as chances de ter problemas de comunicação, mas eles continuarão existindo.
Transferir: Repassar o ônus, caso um risco aconteça, para terceiros. Claro que não existe almoço grátis, um prêmio deve ser pago para o terceiro. Por exemplo, ao contratar um seguro, o risco do sinistro é da seguradora, mas você paga um valor pré-definido.
Aceitar: Podemos simplesmente aceitar um risco, sem nenhuma atividade de combate prévio ao mesmo. Ah, posso, neste caso, traçar um Plano de Contingência para tratar a ocorrência de um risco, diferenciando o Aceitar Passivamente, sem plano, do Aceitar Ativamente, com plano.
Estas são apenas algumas estratégias de combate a riscos negativos, para fins ilustrativos. O objetivo é alertá-lo para um avanço gradual no tratamento aos riscos. Identificação, Análise Qualitativa e Plano de Plano de Respostas. Um recorte dos processos defendidos no Guia PMBOK para esta Área de Conhecimento (Riscos).
Aplicar a Gestão de Riscos não pode, nem deve, ser um fardo para sua equipe de projetos. Comece aos poucos, veja valor nas práticas, comece, crie o hábito!
Para saber mais:
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