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O Kanban é um dos métodos mais eficazes para permitir que os projetos progridam de acordo com o planejado. Ele é muito utilizado para gerenciamento de projetos e atividades, pois permite visualizar o desempenho da empresa. O Kanban é um sistema baseado na gestão visual e permite que colaboradores, líderes e gestores tenham uma visão ampla e rápida sobre o andamento das atividades.
Utilizado por diversas empresas em todo mundo pelas vantagens e facilidades de ser implementado. De maneira geral, utiliza-se um quadro, físico ou virtual (por meio de um software, por exemplo, como o Netproject), e post-its coloridos que vão indicar o status da tarefa: atrasada, em dia ou finalizada. A partir dessa informação o gerente pode tomar decisões a fim de solucionar problemas e eliminar barreiras que possam impedir a realização eficiente do trabalho. Listamos aqui, cinco benefícios que o método Kanban podem trazer para o desenvolvimento do seu projeto.
1) Formato visual para acompanhar as tarefas de forma categorizada (a fazer, fazendo, feito, com problemas);
Sua equipe inicia muitas tarefas, mas acaba poucas? O quadro de Kanban é uma excelente ferramenta para gerenciar as tarefas de um modo visual. Ferramenta simples e que dá visibilidade para o fluxo de trabalho, mostrando os problemas que o projeto pode apresentar, como, por exemplo, gargalos, anormalidades e desperdícios que possam ser aprimorados. O quadro Kanban gera transparência ao processo pois mostra o que foi realmente realizado. Ele também permite mensurar a produtividade por mostrar as tarefas do backlog a serem feitas, além das tarefas sendo feitas e as já feitas. O quadro de Kanban é flexível e pode ser personalizado com raias horizontais e verticais, além de utilizar símbolos e cores para as tarefas.
2) Implementação de um sistema puxado, permitindo aos responsáveis pela execução das tarefas o maior controle sobre sua alocação
Para o maior controle sobre sua alocação, entenda a definição do conceito just in time: sistema que tem por objetivo produzir a quantidade demandada a uma qualidade perfeita, sem excesso e de forma rápida, transportando o produto para o lugar certo no tempo esperado.
O Just in time objetiva reduzir, ou mesmo eliminar, todo o estoque e os desperdícios nos diferentes estágios do processo eliminando, assim, os custos derivados. Este conceito permite um processo de melhoria, pois exige da administração o desenvolvimento de políticas, padronização de processos e elementos que tornam a empresa competitiva.
O just in time e o kanban não são a mesma coisa. Enquanto o primeiro é mais uma técnica de gestão de produção, o segundo é uma ferramenta de trabalho utilizada para o controle de produção (muito importante no conceito do just in time). Na prática ocorre os dois conceitos operando em complemento. A vantagem de utilizar este conceito está na agilidade e na redução de custos que ocorrem em toda cadeia produtiva.
3) Kanban do usuário, em caso de múltiplos projetos, permite acompanhar as pendências de um usuário específico em um portfólio de projetos
A gestão de múltiplos projetos consiste no gerenciamento da alocação de recursos entre as atividades de vários projetos que competem pelos mesmos recursos. No entanto, nesse caso, não está associado a uma carteira de investimento ou a um objetivo maior. Este modelo de gestão de projetos é bastante recorrente em empresas de prestação de serviço, em que o projeto é o produto final a ser entregue ao cliente.
Em um ambiente onde os recursos são limitados, é comum que os projetos os compartilhem. Logo, um problema frequente na gestão de múltiplos projetos é a alocação de recursos concorrentes, afinal, independentemente de sua origem, todos os programas e projetos do portfólio geralmente competem por esses mesmos recursos.
4) A integração do Kanban com o cronograma permite que se tenha um acompanhamento mais robusto das tarefas, que alimentam o cronograma a medida que as tarefas são arrastadas no Kanban
Uma das etapas mais importantes no planejamento de um projeto é a gestão do tempo, quer dizer, em quanto tempo seu cliente final terá a solução pronta. Para isso acontecer, precisamos controlar com precisão todas as atividades a serem desenvolvidas. Cumprir os prazos implica em não perder tempo com cronogramas extensos, com inúmeros detalhes que na verdade mais atrapalham do que ajudam. A solução é desenvolver um cronograma ágil.
No cronograma ágil, listamos apenas os pacotes de trabalho, ou seja, as entregas. É possível também mencionar os marcos do projeto, sem detalhar. As tarefas são transformadas em atividades menores no quadro Kanban, onde a equipe tem facilidade de acesso e atualização a todo momento. Dessa maneira, o cronograma se torna uma ferramenta ágil de monitoramento e controle, não sobrecarregando o gerente de projetos com atualizações pequenas e sem sentido.
5) Gestão à vista, que auxilia a equipe a determinar problemas no projeto rapidamente.
Neste mercado cada dia mais exigente e competitivo, as instituições são obrigadas a encontrar alternativas para promover uma gestão eficiente, com foco em resultados e capaz de envolver todos os aspectos organizacionais do negócio. Os processos internos ganharam mais velocidade, justamente para acompanhar as demandas e desejos dos consumidores. Por isso, fica evidente a importância de uma gestão efetiva, que integre as equipes de trabalho em prol dos objetivos comuns, por meio de uma comunicação confiável e transparente.
A gestão à vista pode ser tida como uma grande aliada para os processos de comunicar e motivas a equipe. As informações importantes são colocadas à vista dos colaboradores e gestores, facilitando o acompanhamento de indicadores da área e status de projetos. Essa possibilidade de visualizar os dados atualizados de forma ampla favorece a tomada de decisões acertadas, diminuindo problemas e prejuízos.
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