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Sabe-se da relevância do gerenciamento de projetos nas empresas para aumentar os resultados da organização, gerenciar riscos, problemas, crises, definir corretamente escopos, qualidade do produto, prazos, custos e outra infinidade de itens. Investir em recursos humanos e ferramentas eficazes de trabalho agrega valor e, ainda, amplia conhecimento bem como incentiva o uso de boas práticas. Resultado: rendimento, melhores produtos e serviços. Além disso, faz com que ao longo do tempo o gerenciamento de projetos se torne algo natural dentro do modelo de trabalho.
Os gerentes de projetos são as partes interessadas e responsáveis pelo sucesso de um projeto. Tradicionalmente, vistos como líderes de equipes localizadas fisicamente no mesmo local, em estreita proximidade com os membros da equipe. Isso, obviamente, permite mais interação e reuniões mais frequentes. Mas esse fator se modifica a cada dia. Os trabalhos e empresas que ultrapassam as barreiras geográficas trazem a necessidade de maior colaboração entre equipes dispersas. Gradativamente, o papel do gerente de projeto tem se alterado com base no aumento recente das práticas de trabalho a distância e da necessidade de uma maior colaboração entre equipes dispersas.
É totalmente possível ter equipes virtuais e gerenciar projetos remotamente. No entanto, o gerente de projeto virtual enfrenta, de forma amplificada, os desafios de projetos tradicionais: liderança, confiança, controle e comunicação. Uma equipe virtual tende a sentir menos os efeitos de um controle autoritário dos gerentes devido à falta de percepção de liderança tangível pela equipe. Além disso, a confiança, difícil de estabelecer em um cenário face a face, é ainda mais difícil de estabelecer-se virtualmente.
No entanto, o maior desafio em se gerenciar um projeto de forma virtual é a comunicação. Já que, muitas vezes, ela é a responsável pelo bom resultado. Por isso, é do gerente de projeto a responsabilidade de conduzir e definir o tom de toda a equipe para que estejam focados em alcançar os objetivos do projeto. Sendo assim, algumas ações comunicacionais podem ajudar nesse processo.
O primeiro passo é estabelecer um plano de comunicação claro, com definição de regras de engajamento e a frequência da comunicação. Além disso, é muito importante as conversas informais: em uma equipe presencial, as conversas ocorrem nos corredores ou no cafezinho… essas discussões são importantes para se construir afinidade e coesão dentro da equipe. Portanto, é importante o gerente de projeto virtual compense esta perda. Para isto, discussões informais devem ser planejadas com antecedência em reuniões on-line.
É essencial que o GP seja excelente e abuse da tecnologia para se comunicar. Os gerentes devem dominar plenamente as características de softwares de colaboração online para que tomem decisões sensatas sobre práticas de comunicação eficazes. As reuniões devem ser estruturadas, com pauta específica, que devem ser comunicada à equipe com antecedência. Por fim, saiba como utilizar o e-mail. Usá-lo de forma indiscriminada pode ser muito confuso, no entanto, aplicá-lo de forma eficaz facilita o fluxo de comunicação da equipe. Por isso, atenção a algumas dicas valiosas:
- As mensagens devem ser curtas, bem escritas e de fácil entendimento;
- Muitos assuntos? Utilize um e-mail para cada um;
- Se o e-mail tem vários itens de ações, ele deve estar em tópicos e não misturados no texto;
- Saiba quem realmente precisa receber o e-mail. Quando alguém não precisa ser incluído em uma cadeia de e-mail ou uma resposta, incluí-lo acaba sendo contraproducente.
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