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A ALE
Com 20 anos de história, a ALE é a 4º maior distribuidora de combustível do Brasil. A empresa conta com uma rede de mais de 2.000 postos revendedores e gera aproximadamente 15 mil empregos, atendendo cerca de 5 mil clientes por mês.
Toda essa potência conta com uma estrutura que reinventa a relação do consumidor com os postos de serviços: são mais de 50 bases distribuídas por todo o território nacional, frota própria de cerca de 224 caminhões e escritórios administrativos em Natal, São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte.
O desafio
Na capital mineira, a equipe ALE alinha os projetos internos com a estratégia nacional da empresa. Com foco no senso de prioridade, na entrega dentro do prazo, na viabilização de custos e no compromisso com a qualidade, a ALE decidiu ampliar suas técnicas de gerenciamento de projetos.
Através de controles paralelos como o Detalhamento de Requisitos e o Controle de Mudanças tentávamos utilizar as boas práticas do PMBOK. Entretanto, não tínhamos um sistema de gestão para o arquivamento e controle da documentação, como também uma metodologia bem definida, explica Graziela Cifuentes, Coordenadora de Projetos da ALECombustíveis.
Para atender essas necessidades, o escritório implantou a plataforma de gerenciamento de projetos da Seed Intelligence Company – o NetProject – e todos os processos passaram a ser sistematizados de forma integrada e estratégica. A fase de adaptação foi “esperada por todos da equipe”, enfatiza Graziela que continua:
Foi um processo tranquilo, em que tivemos todo o suporte da equipe da Seed no treinamento e na implantação da ferramenta.
A solução
Parceira, a Seed formatou uma metodologia personalizada para o gerenciamento de portfólios e projetos da ALE Combustíveis, através de customizações alinhadas aos processos e de evoluções da ferramenta com atualizações periódicas. Hoje, as práticas da empresa são mais aderentes às áreas de conhecimento do Guia PMBOK e o fluxo de informações integra as equipes com feedbacks constantes.
Aumentamos nossa credibilidade com a diretoria responsável de tal forma que semanalmente é passado os status report dos projetos, conta Graziela.
Com o NetProject, a empresa implementou também a priorização calculada para análise de viabilidade, a distribuição estratégica das atividades, o controle eficiente dos indicadores dos projetos e da produtividade, a identificação de pontos de melhoria e a ampliação do trabalho em equipe. Segundo a coordenadora, a melhor funcionalidade da plataforma é o Portfólio Explorer que permite a visualização de todo o projeto de acordo com a parametrização definida pelo usuário.
Para monitorar o gerenciamento de projetos, a ALE conta um setor de Tecnologia de Informação que define e padroniza os processos e documentações e busca as melhores práticas do PMBOK. O próximo passo é a criação de um PMO com gestão forte, integrada e centralizada de toda a organização.
Assim, a ALE Combustíveis ampliou a gestão dos projetos e maximizou seus resultados. O NetProject se encaixou no perfil da empresa, oferecendo o melhor custo-benefício e abrangendo todas as necessidades com uma plataforma multifuncional.
A maior vantagem agregada pelo uso do NetProject foi a sistematização do processo de gestão de projetos, centralizando todas as informações em uma única ferramenta, finaliza Graziela Cifuentes.
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