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O termo “prioridade” significa, em um contexto geral, tornar algo o mais importante ou eleger aquilo que vem em primeiro lugar. Já no mundo corporativo, ele se refere à tarefa que mais importa para uma empresa em um determinado momento. Embora praticada há tempos por diversas organizações, a priorização de atividades ainda é algo ignorado por muitos gestores, que precisam lidam constantemente com os atrasos na conclusão das fases dos projetos.
Estes são resultados da falta de priorização de tarefas, que faz com que a equipe atenda necessidades pouco relevantes em vez de entregas indispensáveis e não consiga cumprir a maior parte dos prazos. Embora preocupante, este cenário pode ser facilmente resolvido com o gerenciamento de tarefas. A seguir, separamos algumas dicas que o ajudarão a realizar esta gestão e melhorar o desempenho da equipe e os resultados dos seus projetos. Veja-as:
1 – Faça uma lista das atividades a serem realizadas
Para a priorização de tarefas ser realizada com sucesso, o gestor deve, primeiramente, elaborar uma lista com todas as atividades dos projetos a serem realizadas. Para isso, ele deve criar uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos), uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes menores. Ela, além de informar a equipe sobre o que precisa ser feito, ainda permite um melhor controle do tempo, do escopo e do custo.
Depois, ele deve decompor a EAP em pacotes de trabalho até um nível que seja fácil de gerenciar. A organização deve ser na forma de pacotes de trabalhos em nível superior, enquanto que as tarefas em nível inferior. A EAP deve ser completa, estruturada e pequena o bastante para que o progresso possa ser facilmente medido. Se for detalhada demais, ela poderá tornar-se, para si mesma, um obstáculo para a realização de todo o projeto.
2 – Elimine tarefas desnecessárias
Depois da lista ser concluída, precisamos enxuga-la. Ou seja, remover aquelas tarefas que não são fundamentais para o andamento do projeto. Vale lembrar que o objetivo aqui é criar uma segunda lista de atividades a partir da primeira, que contenha apenas as que forem consideradas cruciais. Por isso, não é recomendável sair eliminando qualquer uma, mas sim apenas aquelas que não são prioritárias e merecem atenção da equipe.
3 – Classifique trabalhos com base no grau de prioridade
Finalizada a lista, chegou a hora do processo de priorização das atividades do projeto, com base nas classificações abaixo:
Simples
As tarefas que podem ser finalizadas pela equipe em apenas um dia e que não dependem da conclusão de outras para serem iniciadas são consideradas ‘simples’. Embora não prioritárias, é importante que o gerente as mapeie para direcionar melhor os esforços caso problemas inesperados ocorram e deixem parte da equipe inativa. Assim, ele consegue atualizar o cronograma e fazer com que a equipe foque nas tarefas que foram alvo de ocorrências.
Importante
As atividades importantes, embora urgentes, possuem uma maior flexibilidade quanto ao prazo de entrega, não impactam diretamente no ciclo de vida do projeto e podem ser deixadas de lado temporariamente. Porém, a gerente deve dar atenção especial ao monitoramento das atividades com este grau de prioridade, já que a procrastinação delas pode tornar o que não era importante hoje em algo urgente amanhã.
Urgente
As tarefas urgentes são aquelas que não podem ser adiadas. Elas são classificadas com este grau de prioridade porque, além de terem uma data certa para serem entregue, ainda não possuem margem para falhas e possuem vínculos de dependência com outras atividades. Caso erros aconteçam, certamente o projeto será impactado com tempo e custos elevados, o que pode reduzir drasticamente a sua viabilidade.
4 – Gerencie o projeto e monitore toda a equipe
Além de gerenciar todas as atividades a serem realizadas e controlar os seus respectivos prazos de entrega, o gerente do projeto também deve estabelecer uma ótima comunicação com todos os membros de sua equipe. Isso evita que eles priorizem as atividades por conta própria e permaneçam em constante debate sobre as prioridades. Isto, sem dúvida, ajuda a eliminar o estresse e a improdutividade no ambiente de projetos da empresa.
5 – Utilize uma ferramenta para acompanhar todo o projeto
A tarefa de priorizar atividades pode ser realizada em planilhas tradicionais. Porém, o mais indicado é automatizar todo esse trabalho, tanto para a garantia da segurança do processo quanto para a sua eficiência. Daí a importância do gestor contar com um software de gerenciamento de projetos que o ajude a administrar a direcionar corretamente as ações de para toda a equipe e a tornar o processo mais transparente para todos os envolvidos.
E você, como realiza a classificação das atividades de projetos conforme a sua prioridade? Já está utilizando uma ferramenta de gestão para controlar melhor as tarefas? Compartilhe suas dúvidas e experiências com a gente através dos comentários!
