Tempo de leitura: 4 minutos
A Gestão de Projetos aplica conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos e tem se tornado cada vez mais essencial para o mundo empresarial. Adotar os preceitos e técnicas de gestão é importante em qualquer ramo de atividade. Na verdade, é possível tratar como projeto até determinados objetivos pessoais.
Muitos estudos já foram realizados acerca do assunto e um conjunto de melhores práticas foram elaborados objetivando aperfeiçoar a gestão de projetos. O Guia PMBok, do Instituto Internacional de Gestão de Projetos, reúne processos e áreas de conhecimento aceitas como melhores práticas, de forma que a comunidade ou profissionais de gestão de projetos possam se orientar. É composto por cinco grupos de processos: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle e Encerramento e dez áreas de conhecimento: Gerenciamento da Integração; Gerenciamento do Escopo; Gerenciamento do Tempo; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento da Comunicação; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento das Aquisições (Procurement); Gerenciamento dos Interessados (Stakeholder).
A ênfase em comunicação é crucial para realizar uma gestão de projetos eficaz, de forma a fazer interagir, em sintonia, todas as áreas de conhecimento. Por outro lado, as organizações estão inseridas em um cenário em que a tecnologia viabiliza os resultados esperados, oferece a sustentação para os processos de negócioe e facilita a comunicação entre os stakeholders.
Tecnologias para gestão de projetos
Sem uma ou algumas ferramentas para dar suporte à gestão de projetos, se torna quase impossível realizar uma governança das áreas de conhecimento. Não basta utilizar apenas uma ferramenta capaz de elaborar um cronograma do projeto ou uma infinidade de planilhas descentralizadas que dificultam o manuseio e governança, é necessário gerenciar efetivamente as áreas de conhecimento envolvidas. Com o auxílio das redes sociais e soluções de telefonia é possível obter uma gestão de projetos eficaz com baixo custo. Conceitos de ferramentas como Youtube, Facebook, WordPress, Twitter, Voz sobre IP (VoIP) e outras tecnologias com filosofia de rede social podem ser utilizadas para facilitar a comunicação, uma vez que 90% do tempo de um gerente de projetos deve ser ocupado com comunicação.
O VoIP origina a Telefonia IP que é considerada a grande inovação do século. Trata-se de um serviço de transmissão de voz sobre pacotes de dados pela Internet em que permite a interação com a rede de telefonia pública, possibilitando a realização de chamadas telefônicas de computador para telefones, por exemplo, a custos baixíssimos se comparados com os valores praticados pelas empresas de telefonia. Reuniões virtuais podem ser adotadas, utilizando salas para esse fim, como se todos estivessem fisicamente presentes.
Respostas e benefícios para uso da tecnologia
O alinhamento da estratégia de negócios e da tecnologia da informação é fundamental e o gerenciamento de projetos torna-se o alicerce estratégico. Adotar um conjunto de melhores práticas, utilizando solução de software que adota o PMBok, e melhorando a gestão dos processos, são fatores críticos de sucesso, principalmente para coordenar um volume grande de projetos, de forma sincronizada e otimizada.
Através do uso de soluções tecnológicas denominadas ‘Social Media’ e VoIP é possível acompanhar toda a evolução dos projetos e aplicar uma comunicação eficaz – favorecida pela utilização de ambientes colaborativos -, interagindo com os times dos projetos em qualquer lugar geográfico, cobrando as entregas, resolvendo pendências e gerenciando: escopo, qualidade, tempo, custo, orçamento, recursos e riscos.
Com o apoio tecnológico, provendo solução de software para sustentar um gerenciamento de projetos baseado no PMBok, é possível realizar uma análise AHP (Análise Hierárquica de Processos), modelar o canvas do projeto, obter mapa estratégico, priorizar portfólio, elaborar o plano do projeto, analisar qualitativamente os riscos, elaborar cronograma, ciclo do projeto, diagrama de rede, declaração de escopo, gráfico de gantt, organograma, dentre outros benefícios.
É fato que as pessoas estão utilizando intensamente as mídias sociais. Trata-se de uma realidade que o mundo empresarial precisa inserir em sua solução de gerenciamento de projetos para adquirir nível de maturidade mais elevado e maximizar os resultados de seus negócios.
E sua empresa, quais soluções tecnológicas está utilizando? Deixe aqui sua opinião.
