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Em uma economia capitalista, vivenciar crises não é algo anormal. A história demonstra, como prova disso, as diversas dificuldades financeiras enfrentadas pelo mundo ao longo dos séculos, que exigiram das empresas a adoção de medidas urgentes para combatê-las. Diante disso, os empresários veêm-se desorientados sem saberem como driblar esse problema e como não saírem prejudicados, uma vez que a retração econômica resulta em adversidades a serem superadas pelos mesmos no desenvolver de suas atividades.
Isso faz parte de um processo ininterrupto, ao qual todas as organizações estão sujeitas, e que por isso é encarado de maneira natural. Contudo, essas fases são sempre sucedidas por alterações significativas no seu funcionamento, e apontam um importante marco em sua história.
Para este ano, a previsão do mercado financeiro e do governo é de que o PIB tenha uma retração. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Banco Central com mais de 100 instituições, a previsão é uma contração de até 1%. Se confirmado, será o pior resultado desde 1990, quando foi registrada uma queda de 4,35%.
Frente a esse cenário, os gestores precisarão fazer uma abordagem estruturada dos projetos da empresa, de maneira a ajustá-los as flutuações do mercado. Isso exige a adoção de um conjunto de práticas conhecido como PMBok (Project Management Body of Knowledge), que é considerado a linha mestra que nos conduz ao conhecimento organizado da gerência, bem como de um software de gestão de projetos, que promove a melhoria nos resultados operacionais e o ganho de vantagens competitivas mesmo em tempos de turbulência.A seguir, conheça-os melhor e saiba como eles podem beneficiar seu negócio.
O gerenciamento de projetos em momentos de crise
Décadas atrás, o físico alemão Albert Einstein, conhecido por desenvolver a teoria da relatividade, manifestou sua opinião acerca dos impactos causados pelas adversidades financeiras. Para ele, “a crise é a melhor benção que pode ocorrer com as pessoas e países, porque somente as adversidades traz progressos” Além disso, ele afirmou que “é na crise que nascem as invenções, os descobrimentos e as grandes estratégias. Quem supera a crise, supera a si mesmo sem ficar ‘superado’”.
Mas como isso relaciona-se com a gestão de projetos? Bem, certamente são nos momentos de crise que a gestão de projetos se torna mais evidente e, consequentemente, um fator chave de competitividade para a organização, oferecendo-lhe competência e maturidade.
Toda crise tem um desdobramento negativo, gerando prejuízos econômicos, de marca e imagem, mesmo que possa ser detectada alguma oportunidade. Nesse período, clareza estratégica e excelência operacional ditarão se a empresa continuará ou não no mercado. Por isso, um efetivo gerenciamento de projetos através do conjunto de práticas PMBok torna-se um fator decisivo para um expressivo aumento nas chances de sucesso na conclusão dos mesmos.
Recomenda-se realizar, através de um software, uma comparação entre as atividades previstas e realizadas. Isso auxilia no monitoramento e projeção de caixa necessários para garantir a liquidez e cumprir os compromissos de curto prazo, além de otimizar custos administrativos de processos e reduzir a sua complexidade. Entre as principais funcionalidades que ele oferece, podemos citar a análise AHP, canvas do projeto, mapa estratégico, priorização do portfólio, portfólio explorer, plano do projeto, análise qualitativa de riscos, cronograma, ciclo do projeto, diagrama de rede, declaração de escopo, gráfico de gantt, organograma, entre muitos outros.
Da otimização de recursos a garantia de qualidade
O PMBok é um guia que oferece uma visão geral dos processos de gerenciamento de projetos. Ele envolve inúmeras áreas de conhecimento, que vão desde a definição de tempo e custos do projeto até a sua qualidade e riscos envolvidos. Essa metodologia exige a criação de um escopo, que é feito nas fases iniciais do projeto. Com ele, a equipe pode se antecipar frente a quaisquer problemas que possam ocorrer no percurso normal de suas atividades, e garantir a realização destas para completar o projeto com sucesso. Assim, é possível criar mecanismos para não permitir que os impactos sobre os trabalho sejam negativos.
A metodologia também auxilia na otimização de recursos, que é essencial para que se tenha projetos bem desenvolvidos sem causar uma ‘peso’ no fluxo caixa da empresa. Quando aos recursos humanos, ela ajuda no aumento da produtividade da equipe e na otimização de vários outros recursos. E no momento de avaliar as despesas do projeto, é importante contar com um software para saber, de maneira mais clara, os custos que mais comprometem o orçamento. E para não perder o foco, ela permite estabelecer prazos reais e factíveis de entrega dos trabalhos, mas sem pressionar a equipe para realizar horas extras para otimizar recursos.
Quem vença a melhor e mais preparada organização
Já é sabido que as crises trazem momentos de dificuldade, mas representam também momentos únicos para ‘virar o jogo’. De acordo com um estudo realizado nos Estados Unidos pela Bain & Company, as crises trazem mais vítimas e heróis do que os tempos de bonança.
É como se nos períodos de economia estável a correnteza estivesse a favor, ajudando a maioria das organizações a conseguir ótimos resultados. Já na crise, é como se a correnteza estivesse contra, fazendo com que apenas as companhias mais preparadas consigam progredir, abrindo assim uma vantagem sobre seus concorrentes.
Portanto, a gestão de projetos é primordial para o sucesso do negócio em tempos de dificuldade. Empresas vencedoras costumam investir em um software de gerenciamento para ganharem share em suas atividades core. Além disso, ele cria ou fortalece uma posição de liderança no nicho de mercado em que elas atuam, trazendo resultados financeiros superiores aos dos seus concorrentes.
Um retorno a médio e longo prazo
Nos últimos anos, devido à desaceleração da economia, as empresas estão tendo um maior cuidado ao gerirem seus portfólios de projetos. Muitas atentam-se as atividades a serem realizadas, e se as mesmas estão de acordo com as metas estratégicas do negócio. Contudo, gerir projetos de maneira correta, com foco na administração financeira, análise de riscos e no envolvimento de profissionais bem qualificados e com o apoio de melhores práticas e ferramentas de gestão requer um investimento com retorno a médio e longo prazo.
Isso porque, em médio prazo, o software elabora o histórico de projetos para servir de base em estimativas futuras, auxilia nas tomadas de decisão em projetos, melhora o gerenciamento de riscos da empresa e define padrões de qualidade através de benchmarking interno.
Já em longo prazo, ele eleva o nível de satisfação de clientes, reduz os riscos, gera melhoria contínua em projetos e aumenta o retorno de investimento realizado.
Você utiliza a metodologia de gestão de processos para obter melhores resultados em tempos de crise? O que ela proporcionou à sua empresa? Compartilhe suas experiências conosco.
