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Com a diminuição do quadro de funcionários das empresas, muitas vezes um projeto precisa ser adiado ou mesmo otimizado de forma a conseguir um melhor resultado com menos pessoas envolvidas. Os escolhidos para fazerem parte do projeto precisam ter o perfil de profissional multitarefas, com habilidades variadas, para dar conta do recado.
Equilibrar todas as variáveis como tempo, dinheiro, pessoal motivado e qualidade do trabalho requer – além de pulso firme do gerente de projetos – um planejamento seguido à risca a fim de minimizar riscos que comprometam o resultado.
Para isso, algumas etapas devem ser observadas com o objetivo de não por em risco o projeto. Confira os sete passos que listamos para garantir um planejamento de sucesso!
Tenha em mãos o escopo do projeto
Escopo é tudo aquilo que deve ser feito, criado e entregue, descrito de maneira bem minuciosa sobre o que será o produto final. Para isso, alguns requisitos definem os detalhes de cada etapa, sejam técnicos, funcionais, de qualidade ou outros.
Um escopo mal feito certamente acarretará em falhas no projeto, no cronograma de execução, no orçamento, cliente insatisfeito ou mesmo na não entrega do produto final.
Ao mesmo tempo em que deve ser simples, um escopo de projeto deve ser detalhado para não deixar margem para interpretações ambíguas. Deve ainda ser documentado e seguido, se possível, sem emendas durante o percurso.
Uma reunião de briefing com os envolvidos e o solicitante, e reuniões constantes de follow-up ajudam muito, assim como um responsável para a supervisão geral do trabalho.
Defina um cronograma
Um cronograma precisa ser atualizado diariamente para que haja o controle do status de cada atividade e a equipe receba reports semanalmente. Possíveis desvios devem ser averiguados de perto para não comprometer o todo.
Antes da entrega do projeto ao cliente, revise todos os pontos do cronograma em uma reunião com todos os envolvidos. O ideal é que essa etapa tenha ao menos uma folga de uma semana para que haja tempo para possíveis ajustes.
Faça um levantamento dos custos
Todo projeto tem uma verba definida inicialmente. Por isso, saber quanto vai custar cada etapa evita surpresas desagradáveis, assim como extrapolar o orçamento. Em caso de funcionários contratados especialmente para o projeto, o valor da hora/homem deve ser contabilizado dentro dessa verba.
Para as estimativas iniciais é recomendada uma margem de erro de 25%. Manter o escopo à risca impede que as verbas acabem antes do projeto.
Avalie a qualidade
Padrões e normas aplicadas garantem o nível de qualidade do projeto, que não pode contar com exceções. Tolerância a erros compromete os resultados. Manter auditorias periódicas ajuda muito para corrigir desvios e solucionar problemas antes que estes sejam apresentados ao cliente.
Isso vale também para os serviços prestados pelos fornecedores, que devem seguir as mesmas regras de qualidades aplicadas ao projeto.
Monte sua equipe
Quanto mais detalhado for o escopo do projeto, mais fácil fica para o gerente visualizar quem tem as habilidades necessárias para desenvolvê-lo. Pessoas empreendedoras, que sabem trabalhar sob pressão e usam a criatividade na solução de problemas, são as mais indicadas.
Os envolvidos no projeto são os stakeholders. O gerente é o sponsor, que deve manter a equipe motivada.
Comunique-se
Nada mais assertivo para o fracasso de um projeto do que a falta de comunicação. Ouça, esteja atento ao andamento de cada etapa e comunique todos os envolvidos sobre a real situação do projeto.
Crie um boletim semanal que pode ser enviado por e-mail e mantenha reuniões periódicas para alinhamento das informações. A circulação de rumores em meio à equipe é o primeiro sinal de que algo não está bem. Não espere que informações paralelas ganhem força.
O gerente deve ser o canal oficial de informações do projeto, mesmo quando as notícias não são animadoras.
Calcule os riscos
Gerenciamento de riscos é fundamental. No entanto, somente o levantamento deles não é suficiente. É preciso ter um plano B para cada situação. Inclui possíveis mudanças em algumas etapas, cronograma ou alocação dos envolvidos.
O gerente tem a função mais crítica do projeto, já que precisa acompanhar todas as etapas da execução e ainda manter jogo de cintura. Com essas orientações, tanto o planejamento quanto o dia a dia do projeto ficam sob controle mais facilmente.
E você? Quais estratégias utiliza para garantir um planejamento eficiente dos projetos sob sua gerência? Deixe seu comentário!
