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Um Project Management Office (PMO) ou simplesmente Escritório de Projetos, segundo o Guia de Melhores Práticas PMBOK é “… um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio”. Quando uma empresa se dispõe a implantá-lo, ela precisa de pessoas capacitadas e de recursos tecnológicos para minimizar os desafios desta prática. Pensando em auxiliá-lo neste processo, desenvolvemos este post com 6 dicas para fazer o Escritório de Projetos do jeito certo. Confira!
Como implantar um escritório de projetos do jeito certo?
1) Trace um plano de ação
Para montar um Escritório de Projeto, é necessário desenvolver um plano de ação para que todas as atividades pertinentes – embasadas nos cenários internos e externos do mercado da organização em questão. Nesse plano, além das estratégias traçadas para a execução dos trabalhos, é importante constar o que é necessário para implantá-lo além de quais as soluções esperadas para que as metas sejam alcançadas. E claro, o que fazer (e como fazer) quando houver a necessidade de corrigir falhas no processo.
2) Adote a tecnologia certa para seu escritório
Um Escritório de Projetos só será eficiente se sua estrutura contar com sistemas tecnológicos adequados à sua prática. Softwares de gerenciamento de projetos auxiliam na automatização eficiente dos processos, como também, no fácil encontro de informações necessárias a tomada de decisão responsiva. Também é uma peça chave e fundamental no acompanhamento de cada etapa do trabalho, na análise dos resultados gerados pela atividade, etc.
3)Estabeleça o orçamento financeiro
Para montar um Escritório de Projetos do jeito certo, você deverá estabelecer um orçamento que seja compatível com as atividades a serem executadas. Planeje os gastos e não se esqueça de deixar uma margem para erros e eventualidades. É importante também que sejam criadas regras para que, caso haja a necessidade de alterá-las, a empresa não sofra um desequilíbrio em suas finanças.
4) Crie métricas para verificar o desempenho
Para estabelecer quais serão os parâmetros para análise do desempenho de um Escritório de Projetos, você precisará conhecer primeiro quais são os objetivos estratégicos da empresa em que atua. De posse desta informação, crie seus métodos de avaliação para verificar se o trabalho desempenhado tem contribuído para o alcance das proposições organizacionais.
5) Faça a Gestão dos Riscos
Desenvolva um plano para gestão de riscos que seja coerente com o cenário no qual a empresa atua. Minimizá-lo ou superdimensioná-lo poderá fazer com que o documento perca sua capacidade de contribuir para uma tomada de decisão mais assertiva. Caso seja necessário colocá-lo em funcionamento, e como apoio a esta estratégia, tenha sempre por perto um guia de lições aprendidas para evitar repetir os mesmos erros.
6) Desenvolva uma cultura voltada para a Gestão de Projetos
Para montar um escritório de projetos do jeito certo, você precisará que a equipe de colaboradores de sua organização esteja disposta a atuar segundo as práticas do PMO. E para isso, crie uma cultura organizacional onde todas as atividades estejam integradas e todos os esforços sejam feitos em prol de um bom posicionamento de mercado.
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