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6 dicas de Prompts do ChatGPT para apoiar o Gerente de Projetos na Gestão

Tempo de leitura: 9 minutos

Antes dos prompts do chatgpt, um pouco de IA na vida do Gerente de Projetos

O uso da Inteligência Artificial (IA) tem se tornado cada vez mais comum em uma variedade de setores, e a gestão de projetos não é exceção.

Gerentes de projetos estão descobrindo as vantagens significativas que a IA pode oferecer em termos de otimização de processos, previsão de resultados e tomada de decisões mais informadas.

Em primeiro lugar, a IA pode ajudar os gerentes de projetos a lidar com a imensidão de dados que geralmente acompanham os projetos!

Sistemas de IA podem analisar grandes volumes de dados históricos de projetos anteriores, identificar padrões e tendências, e usar essas informações para prever possíveis desafios e oportunidades em novos projetos. Isso permite que os gerentes de projetos planejem de forma mais eficaz e antecipem problemas antes que eles ocorram.

Como elaborar chatgpt prompts, de acordo com o próprio ChatGPT!

Perguntamos par ao próprio ChatGPT como elaborar prompts, veja que resposta interessante:

Um prompt é a forma que o usuário tem pra se comunicar comigo. Montar um prompt para interagir depende do que você deseja alcançar com a nossa conversa. Aqui estão algumas dicas sobre como montar um prompt eficaz:

  1. Seja claro sobre o objetivo: Antes de começar, tenha em mente o propósito da conversa. Você está buscando informações, querendo uma história interessante ou apenas desfrutando de uma conversa casual? Isso ajudará a orientar suas perguntas e direcionar a interação de forma mais eficaz.
  2. Seja específico: Quanto mais específico você for em suas perguntas ou instruções, mais direcionada será a resposta do ChatGPT. Evite perguntas abertas demais, pois elas podem levar a respostas genéricas ou fora do tópico.
  3. Forneça contexto: Se necessário, inclua informações de contexto relevantes para ajudar o modelo a entender melhor o que você está procurando. Isso pode incluir detalhes sobre o assunto da conversa, personagens envolvidos ou cenários específicos.
  4. Seja criativo: Experimente diferentes estilos de perguntas e abordagens para manter a conversa interessante e dinâmica. Isso pode incluir perguntas abertas, desafios criativos ou até mesmo brincadeiras e jogos.
  5. Seja paciente: Lembre-se de que o ChatGPT pode levar algum tempo para formular respostas complexas ou de alta qualidade. Se você não estiver satisfeito com uma resposta inicial, tente reformular a pergunta ou fornecer mais contexto para obter melhores resultados.
  6. Revise e ajuste: Depois de receber uma resposta do ChatGPT, revise-a cuidadosamente para garantir que atenda às suas expectativas e, se necessário, prompts devem ser ajustados  para refinar ainda mais a conversa.

Organizando prompt do chat por Domínios de Desempenho do guia PMBOK7

O Guia PMBOK 7ª Edição introduziu uma nova estrutura de domínios de desempenho, que reflete as habilidades e competências necessárias para os profissionais de gerenciamento de projetos. Os domínios de desempenho no PMBOK 7ª Edição são os seguintes:

  • Partes interessadas: ter um compromisso sólido com as partes interessadas;
  • Equipe: promover o desenvolvimento da equipe e comportamentos de liderança de todos os membros da equipe do projeto para atingir os resultados;
  • Ciclo de vida: o desenvolvimento e a cadência de entrega influenciam o ciclo de vida do projeto e suas fases;
  • Planejamento: atividades necessárias para produzir as entregas e os resultados do projeto;
  • Incerteza: atividades e funções relacionadas associadas aos riscos;
  • Entrega: associado à entrega de valor;
  • Medição: garantir que o desempenho planejado do projeto seja alcançado;
  • Trabalho no Projeto: necessário para manter as operações do projeto funcionando perfeitamente e inclui, além de outros, comunicação, engajamento e outros trabalhos.

Esses domínios de desempenho representam as habilidades e competências essenciais que os profissionais de gerenciamento de projetos devem desenvolver e demonstrar para ter sucesso em suas funções. Eles refletem uma abordagem mais holística e centrada nas pessoas para o gerenciamento de projetos, reconhecendo a importância não apenas das habilidades técnicas, mas também das habilidades interpessoais e de liderança. Vamos agora criar prompts para ajudá-lo a fazer o trabalho do planejamento de projetos.

Atenção não vamos mostrar o resultado dos prompts aqui! Fica o convite vocês mesmos testarem!

https://chat.openai.com/

Dicas de Prompts do chat gpt para o Domínio Partes Interessadas 

Partes interessadas, também conhecidas como stakeholders, são indivíduos, grupos ou organizações que têm interesse, influência ou são afetados direta ou indiretamente por um projeto, suas atividades ou seus resultados. Essas partes interessadas podem desempenhar papéis diversos e variados ao longo do ciclo de vida do projeto, e é crucial gerenciar seus interesses e expectativas para garantir o sucesso do projeto. Vamos a alguns prompts para tratar as partes interessadas:

Prompt para Identificação e Análise de Partes Interessadas

“Estou  gerenciando a construção de um novo site de Comércio Eletrônico para minha empresa.

Preciso de uma lista dos principais interessados neste projeto. Inclua as seguintes informações para cada parte interessada: nível de interesse no projeto, baixo, médio, alto, poder e influência sobre o projeto, baixo, médio e alto.

Apresente isso em formato de tabela com os stakeholders na linha e interesse e poder  nas colunas.”

Prompt para Estratégias de Gestão das Partes Interessadas

“Estou  gerenciando a construção de um novo site de Comércio Eletrônico para minha empresa.

Preciso de uma lista dos principais interessados neste projeto. Inclua as seguintes informações para cada parte interessada: uma abordagem de comunicação, incluindo o que comunicar, quando, quem, onde e como se comunicar.

Apresente isso em formato de tabela com os stakeholders na linha e as demais informações  em colunas.”

Como usar o chatgpt para no Domínio Planejamento 

Duas ferramentas-chave utilizadas no Planejamento são a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para o escopo e o cronograma para a gestão do tempo.

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma técnica que desagrega o trabalho do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, chamadas de pacotes de trabalho. Essa estrutura hierárquica permite uma compreensão clara e detalhada do escopo do projeto. Cada pacote de trabalho pode ser subdividido em atividades menores e mais específicas, facilitando a atribuição de responsabilidades e a estimativa de recursos necessários.

Para a gestão do tempo, o cronograma do projeto desempenha um papel fundamental. A partir das atividades identificadas na EAP, o cronograma define a sequência das tarefas, as interdependências entre elas e a alocação de recursos ao longo do tempo. Isso é geralmente representado em um diagrama de Gantt ou em outro formato visual que mostra as datas de início e término de cada atividade.

Prompt para o gerente elaborar a EAP

“Você é um Gerente de Projetos de TI experiente e necessita elaborar o primeiro nível de uma estrutura de divisão de trabalho, ou EAP,  de um novo site de Comércio Eletrônico que deseja construir para sua empresa.

 Por favor, divida o trabalho por tipos de trabalho necessários para construção do e-commerce.”

Prompt para fornecer um Cronograma

“Vou te fornecer uma estrutura de divisão de trabalho, EAP. Gostaria que cada item fosse desdobrado em tarefas com duração estimada e sequenciamento.

Gere uma tabela que permita copiar e colar para o Microsoft Project. 

Segue o primeiro níveo da EAP: Planejamento e Análise: Design e Layout: Desenvolvimento Front-end: Desenvolvimento Back-end: Integrações e Extensões: Testes e Qualidade: Implementação e Lançamento: Suporte e Manutenção”

Chatgpt prompts de Prompts para o Domínio Incertezas 

No contexto do Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), as incertezas e os riscos são fatores importantes a serem considerados durante o planejamento e a execução de um projeto.

Prompt para Identificação de Riscos

“Estou  gerenciando a construção de um novo site de Comércio Eletrônico para minha empresa.

Prepare uma lista de riscos detalhados para este novo projeto com base nos diferentes tipos de trabalho que precisam ser feitos.

Por favor, use a seguinte estrutura, qual é o risco, qual é o gatilho para que os riscos aconteçam e qual é a área impactada se o risco acontecer?

 Combine a estrutura em uma frase para cada risco e escreva uma por linha para que eu possa copiá-la para o Microsoft Excel.”

Prompt para Análise Qualitativa de Riscos

“Estou  gerenciando a construção de um novo site de Comércio Eletrônico para minha empresa.

Prepare uma lista de riscos detalhados para este novo projeto com base nos diferentes tipos de trabalho que precisam ser feitos.

Estime a probabilidade e o impacto usando escalas muito baixa, baixa, média, alta e muito alta. Coloque-os em ordem decrescente de magnitude

Apresente o resultado em uma tabela”

Uma reflexão final e uma dica sobre IA, GPT e Chat GPT na vida do Gerente de Projetos

Importante ressaltar que a IA não substitui completamente o papel do gerente de projetos. Enquanto a IA pode fornecer insights valiosos e automatizar tarefas rotineiras, ainda são necessárias habilidades humanas, como intuição, empatia e criatividade, para lidar com os aspectos mais complexos e imprevisíveis da gestão de projetos.

O uso da IA pelo gerente de projetos pode proporcionar uma série de benefícios, desde a análise de dados e previsão de resultados até a automação de tarefas e melhoria da comunicação.

Ao integrar a IA de forma inteligente em suas práticas de gerenciamento de projetos, os gerentes podem melhorar a eficiência, reduzir os riscos e alcançar melhores resultados em seus projetos.

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