Tempo de leitura: 4 minutos
Ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), permite ao gestor uma visão ampla, organizada e estruturada de todas as atividades que o compõe. Seu nome vem do inglês Work Breakdown Structure (WBS). O conceito foi criado a partir de um diagrama montado pela Marinha americana com uma sequência de atividades detalhadas em seu menor nível, por sua vez denominada de Pacotes de Trabalho. É este desdobramento do projeto em unidades que recebe o nome de EAP. Extremamente visual, ela se assemelha a um organograma empresarial, embora seu objetivo seja identificar que partes compõem um projeto.
Exemplo de EAP criada automaticamente utilizando o NetProject – software de Gerenciamento de Projetos
.Cada item da EAP conta com um orçamento e um cronograma, e seu detalhamento pode ser por sistemas, especialidades ou até uma divisão geográfica. Quebrar o projeto em partes menores facilita o controle, proporcionando à equipe uma ideia mais clara do que precisa ser feito. Separamos cinco dicas para montar sua EAP que facilitam o acompanhamento e, consequentemente, sua execução. Confira:
O quê colocar no Primeiro nível da EAP?
O nome de seu projeto!
O quê colocar no Segundo nível da EAP?
Você pode iniciar o detalhamento com Entregas ou Fases do Ciclo de Vida. Caso escolha já detalhar as Entregas, identifique os grandes grupos de entrega de seu projeto. Tenha em mente que os mesmos devem ser novamente decompostos no terceiro nível e níveis subsequentes. Caso escolha trabalhar inicialmente com o Ciclo de Vida, identifique a sequencia de etapas comuns a projetos do mesmo tipo que está executando. Por exemplo, na construção de uma casa: Fundação -> Alvenaria -> Acabamento. Ah, em ambos os casos, não esqueça de incluir uma etapa para representar o Gerenciamento de Projetos.
O quê colocar no Terceiro nível da EAP?
Agora é hora de detalhar ainda mais as entregas. Cuidado com o microgerenciamento e siga as demais dicas abaixo:
Regra dos 100%
A EAP, por regra, deve conter 100% do trabalho. Simplificando, só o que está ali deve ser feito. O que não consta na EAP deve ser ignorado. A soma de todas as “atividades-filha” deve perfazer 100% da “atividade-mãe”. Nenhuma atividade pode se sobrepor à outra. Um item do escopo não pode estar em dois pacotes de trabalho simultaneamente.
Nível de detalhamento
Apesar de não existir uma regra específica para quando se deve parar o detalhamento, algumas diretrizes são comumente adotadas e ajudam a nortear o gerente do projeto. A primeira é que apenas uma pessoa deve ser a responsável pela atividade, mesmo que haja mais de um executante. Cada pacote de trabalho não deve exceder a periodicidade de seu acompanhamento. Se o acompanhamento é semanal, os pacotes de trabalho não devem exceder uma semana. O porte dos pacotes de trabalho devem ser suficientes para estimar uma duração, seus recursos e respectivos custos.
Forma de apresentação
Para facilitar o entendimento da equipe e dos envolvidos, bem como os passos do projeto, a apresentação da EAP é fundamental. Por isso, a escolha de como será feita deve ser pensada com critério. Ela pode ser montada na forma de um diagrama, que facilita o entendimento de hierarquia entre os elementos, ou como uma lista por itens, geralmente feita em planilha de Excel, com seus valores e percentuais nos pacotes de trabalho atribuídos.
Utilize modelos
Uma empresa tem, certamente, outros projetos em andamento. Utilizar um modelo padrão para os novos projetos permite a troca de experiências, aumentando a sua eficiência. Isso facilita a criação e a estruturação de novos projetos. Os gerentes de projetos podem compartilhar informações entre si e ter uma visão clara dos EAPs de outros departamentos.
Controle os custos
Os custos para o gerenciamento não devem ser maior que o da tarefa. O ideal é que chegue a 10% por pacote, sem criar burocracias ou encarecer o projeto. Faça também um levantamento da mão de obra suficiente para o projeto, calculando a hora/homem e, caso seja necessário, a contratação de colaborador específico para o trabalho.
Uma sexta dica é que um bom software de Gerenciamento de Projetos pode fazer todo esse trabalho de forma automática, apenas inserindo todas as informações do projeto no sistema. Dessa forma o processo torna-se mais fácil e mais rápido, economizando tempo e esforços.
O que achou das dicas? Você se sente pronto para colocar sua EAP em ação? Quais são suas melhores práticas? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!
