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Erros acontecem, em todas as áreas e em todos os projetos. Alguns deles se devem a circunstâncias que fogem ao controle do gerente, que pouco pode fazer para evitá-los. Existem, porém, alguns enganos que poderiam ser facilmente evitáveis com disciplina e atenção – ainda que muitas vezes sejam cometidos diariamente por gestores de projetos.
Neste sentido, identificar e conhecer os principais erros é o primeiro passo importante para passar longe desses problemas. Confira quais são os 4 principais deslizes que um gerente da área jamais pode cometer:
1 – Negligenciar os riscos
O registro de riscos é criado imediatamente depois da definição do escopo do projeto. Ele é fundamental neste momento, uma vez que ajuda a definir os objetivos e a metodologia e ainda é um importante documento para consulta ao longo do projeto. Um erro muito comum, no entanto, é esquecer de atualizá-lo.
Vale lembrar que os riscos vão se transformar ao longo do processo. Alguns, que pareceriam de grande importância no início, não se concretizarão. Outros, que sequer foram mencionados, vão surgir. Para que o registro de riscos seja útil e auxilie em uma identificação proativa de problemas, é imprescindível que ele seja constantemente atualizado.
2 – Má administração do tempo
Um dos principais motivos para uma má administração do tempo é o fato de o gerente de projetos, muitas vezes, definir sozinho os prazos. Tenha em mente que as datas de entrega sempre devem ser estabelecidas junto aos membros da sua equipe. Claro que, sabendo que a tendência dos funcionários é superestimar os prazos, você precisará negociar. Mas jamais faça o planejamento do tempo sozinho!
Da mesma maneira, nunca omita os marcos do projeto. Eles são fundamentais porque dão uma dimensão do progresso para investidores, clientes e gestores, além de permitirem a correção de rumos durante o projeto.
3 – Falta de comunicação
Não possuir um canal de comunicação aberto e constante com sua equipe vai custar muito ao seu projeto. O gerente de projetos deve conversar com seu time diariamente, buscando compreender o progresso das atividades. O mais importante, aqui, é entender antecipadamente os problemas que possam surgir, evitando que aconteçam ou se tornem maiores do que o necessário.
A comunicação não abrange apenas a equipe, mas também todos aqueles que precisam ser informados sobre alguma fase do projeto. Assim, clientes, fornecedores, consultores externos, autoridades, investidores e executivos da empresa são exemplos de pessoas que possivelmente precisarão ser comunicadas sobre alguma parte do projeto ao longo do seu progresso. Fique atento!
4 – Agenda desatualizada
Por mais rigoroso que você seja com os prazos, não pode cometer o erro de não atualizar a agenda do projeto. Em primeiro lugar, porque, inevitavelmente, alguns problemas surgirão e eles irão alterar as datas de algum marco ou atividade que estava programada.
Em segundo lugar, por mais que o software de gestão avise automaticamente sobre feriados, ele não avisará sobre licenças médicas, sobre um eventual reparo que fechará o escritório ou mesmo um novo pedido do cliente sem que você realize o registro. A agenda, assim como o registro de riscos deve ser atualizada constantemente ao longo do projeto para ser realmente eficiente.
Existem diversos outros erros que um gerente de projetos pode cometer mas, ao evitar estes 4 principais, você já reduzirá consideravelmente os problemas que podem surgir durante um trabalho. Dessa forma, tome cuidado para jamais negligenciar os riscos e sempre mantenha o registro dos mesmos atualizado, desde o começo do projeto. Também seja realista com os prazos e nunca os defina por conta própria.
Não subestime, ainda, o poder da comunicação. Ela é fundamental para que o projeto transcorra de maneira orgânica: sempre tenha um canal de interação constante e eficiente com os membros da sua equipe. Por fim, lembre-se que a agenda, assim como o registro de riscos, precisa ser atualizada ao longo do projeto.
Gostou do post de hoje?Incluiria algum erro que jamais deve ser cometido por um gerente de projetos na nossa lista? Se quiser saber um pouco mais sobre o assunto, vai gostar de ler este post, que fala um pouco sobre como definir metas e objetivos para os projetos.
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