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No último fim de semana, dia 09 de junho, a Folha de S.Paulo publicou os resultados de uma pesquisa que comprova: Gerentes de Projetos estão com tudo!
A pesquisa revelou os 15 profissionais mais procurados do país. A primeira posição é ocupada pelo chamado Controller, responsável por diminuir os custos da empresa. A terceira, pelo engenheiro de Produção. Já a quinta posição mais procurada do país é o Gerente de Projetos. Esse conhecemos bem!
Esse cenário nos mostra que as empresas estão atentas ao mercado e sabem que é preciso evitar gastos e otimizar o tempo.
Por isso, não há hora melhor para pensarmos em como o profissional deve se posicionar para agir com excelência. Afinal, se a demanda cresceu, logo as exigências crescerão também. E é claro que você estará pronto para elas.
Conheça agora os 10 Mandamentos do Gerente de Projetos.
1) Selecionar corretamente o líder e sua equipe:
Cada projeto tem uma identidade e especificidade. Não adianta o líder ter muitos conhecimentos se eles não se aplicam ao projeto em questão.
Hayala Curto, CEO da Seed Intelligence, explica a importância: “Para um trabalho de liderança eficaz, o gestor tem de coordenar o projeto com uma visão macro. Para tal, a equipe precisa estar treinada, bem dividida e trabalhando em sinergia.” Assim, ele não perderá tempo com processos que não cabem a ele.
2. Conheça sua equipe
Não basta ter as pessoas certas. Elas precisam estar em funções certas.
Deixe que cada profissional se dedique naquilo que ele faz de melhor. E descubra o que ele tem de pior, para trabalhar nisso. Alguns profissionais precisam de mais atenção e cobrança. Outros conseguem se organizar com mais tranquilidade. Saiba com quem você está lidando e o que pode esperar de cada um deles.
3. Seja realista
Otimismo é fundamental em qualquer planejamento, mas conhecer a realidade da empresa, do público e do mercado é mais importante ainda. Matheus Fogli, Diretor Comercial da Seed, ressalta que os projetos muitas vezes podem precisar de alterações: “O mercado e a própria empresa podem pedir novas demandas ou exigir gastos inesperados. Por isso, não adianta ser inflexível.”
Investigue os problemas que possam ocorrer, investigue tudo o que pode dar errado em cada processo. E antecipe-se a eles.
4. Crie prioridades. E esteja pronto para mudá-las.
É cientificamente provado: O homem não é bom fazendo mais de uma tarefa por vez. Programe-se em prazos curtos, com demandas também curtas. Facilita a organização e a cobrança por resultados. Essa organização precisa acontecer em cada um dos setores e em todos eles as prioridades precisam “casar” otimizando tempo e dinheiro.
No entanto, as coisas mudam. Esteja pronto para abrir mão do atual planejamento caso a realidade mude. Tenha sempre um plano B. E um C. E um D.
5. Monitore os resultados
Com o tempo é natural que gradativamente as coisas fujam do planejamento inicial. Mas isso não pode acontecer livremente. Tenha – ou seja – alguém responsável por avaliar os resultados, cobrar feedbacks e não deixar o projeto se perder no caminho.
Para isso, agendar reuniões periódicas torna-se bastante interessante. Vale ressaltar que é necessária a participação de todos os envolvidos.
6. Não abra mão de um Gerenciador de Projetos
Por mais sinérgica que seja uma empresa, é quase impossível manter 100% de organização gerindo os processos manualmente. Simone Vicentini, Coordenadora de Planejamento da Copel (Paraná), implantou o software NetProject e aprovou a mudança: “Nosso gerenciamento era feito de forma manual. Não tínhamos um controle dos processos tão apurado quanto temos agora.”
Busque um Gerenciador de Projetos confiável e que se adapte aos processos de sua empresa.
7. Não perca o foco do projeto inicial
Gastar um tempo a mais no detalhamento do escopo inicial é um ótimo investimento.
Isso porque o maior problema no controle de projetos é justamente a mudança de planos. Seja a pedido do cliente, seja por um planejamento mal feito.
No primeiro caso, seja claro com o cliente. Explique que as mudanças podem ser feitas num momento posterior, e verifique se a mudança realmente vale a pena.
No segundo, o jeito é voltar à dica nº 4.
8. Crie metas individuais
É válido – aliás, é de extrema importância – que a equipe esteja unida. Mas essa união precisa manter certa individualidade, principalmente em processos pontuais. Para isso, gerencia as metas individualmente, para que cada membro possa focar na sua próxima etapa. Além disso, o atraso de um não será desculpa para o atraso de todos. E as providências a serem tomadas terão um impacto menor se estiverem localizadas em um único setor, sem interferir no andamento dos demais.
9. Minimize Burocracias
Quanto mais simples for o projeto, mais facilmente ele será cumprido. Algumas metodologias têm detalhes que são necessários em grandes e complexos projetos. Mas pode não ser o caso.
Dennis França, Diretor Técnico da Seed, conta sobre sua experiência com o Gerenciador:
“Quando criamos nosso software, pensamos exatamente nas especificidades que cada empresa tem, e buscamos uma solução que se adaptasse a todas elas. Pensamos numa forma de gerenciamento que pudesse ser customizado, abrangendo desde projetos básicos aos mais complexos.”
Adapte seu escopo ao seu tamanho e objetivo, tornando-o o mais simples possível. Para isso, conte com o seu Gerenciador de Projetos e um planejamento menos burocrático.
10. Tempo é dinheiro. Saiba gerenciá-lo.
O tempo é a melhor métrica para saber se o projeto está dando certo ou não. Fique de olho nele!
Use todas as ferramentas que você tem para ajudar a medir o tempo gasto e calcular se o projeto será feito no prazo e quanto será gasto a mais por conta do atraso.
