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Quando o assunto é gerenciamento de projetos, criar maneiras de tornar mais fácil o desenvolvimento das ações e otimizar o tempo de trabalho é fundamental. Para tanto, é imprescindível que todo esse processo aconteça de forma organizada. E pensando nisso, existem diversas maneiras que podem ajudar nesse sentido, orientando bem o caminho para que os resultados sejam cada vez mais satisfatórios.
Uma das práticas que se mostram mais efetivas é o quadro Kanban. Essa metodologia foi criada pela Toyota e está ligada ao conceito de entrega just in time – sistema de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora certa. Apesar do nome pouco comum (é proveniente da língua japonesa e significa “registro” ou “placa”), o quadro Kanban tem se mostrado bastante eficiente na busca por uma melhor organização de projetos nas empresas. Conhecida também como gestão visual, a prática chegou ao Brasil em meados da década de 80 e pode ser aplicada, por exemplo, em controles de estoque e fluxo de peças.
O principal objetivo do sistema Kanban é o controle que garanta a sintonia entre o estoque e o setor de produção. Funciona assim: para se especificar um local na linha de produção, coloca-se um cartão colorido em um ponto que indicará a entrega de determinada quantidade. Cada vez que uma quantidade pré-definida de peças for retirada do estoque, um Kanban também será retirado de seu quadro, que passará para outro Kanban. À medida que as peças forem se esgotando, o mesmo também acontecerá com o quadro que controla o estoque. Isso indicará a necessidade de uma nova produção, na medida em que o ele for ficando vazio.
A utilização do sistema Kanban permite que as empresas tenham um controle detalhado da produção. Se bem gerenciado, esse método pode fornecer informações sobre quando, quanto e o que produzir no momento certo, evitando, assim, desperdícios e uma superprodução, que, se feita da maneira errada, pode acarretar prejuízos para a empresa.
Um dos principais motivos que têm levado as empresas a aderirem ao Kanban em seu modelo operacional, além da otimização que o sistema oferece no dia a dia, está na gestão visual oferecida por ele. A agilidade, a flexibilidade e o baixo custo têm incentivado cada vez mais companhias a usar o Kanban como ferramenta de gestão diária de materiais, muitas vezes utilizando-o em conjunto com as ferramentas computacionais.
O sistema físico é o mais usado atualmente pelas empresas adeptas ao Kanban. Porém, uma variação dessa maneira de controle de produção tem se mostrado bastante efetiva. O Kanban eletrônico (ou e-Kanban) é uma alternativa que oferece a sinalização imediata da necessidade do cliente. Uma das vantagens de se utilizar esse meio eletrônico é o fim dos problemas comuns à utilização do sistema físico, como a perda de papéis, organização do ambiente de trabalho e atualização dos quadros de aviso, que, nesse sistema, são feitos de forma eletrônica.
Existe, também, a variação desse método conhecida como Kanban de Movimentação. Nesse sistema, denominado também como Kanban de Transporte, utiliza-se um cartão que autoriza a movimentação física de peças. Esses cartões são afixados nos produtos – sendo que o cartão de movimentação é usado substituindo o cartão de produção – e levados a outro processo ou local, onde são retirados e voltam ao início da série. Assim, há mais segurança no transporte das mercadorias.
Just in time e o Kanban
Muitas vezes, quando as empresas se deparam com a definição de Kanban, logo pensam no padrão de entregas just in time. Entretanto, é importante saber que um modelo não se assemelha ao outro. Enquanto o Kanban se caracteriza por um sistema de organização que otimiza o processo de controle e fluxo de estoque, o just in time tem por objetivo eliminar estoques para agilizar a produção. Esse padrão é conhecido por sua organização operacional que tem por objetivo fornecer o material correto, no tempo e lugar certos, e na quantidade necessária. É importante ressaltar, inclusive, que, existe uma complementaridade entre os dois sistemas – para que o just in time aconteça de maneira satisfatória, um dos meios que melhor se encaixam a ele é, justamente, o Kanban.
Por ser um assunto extenso e de grande utilidade para o administrador, vou falar um pouco mais sobre esse assunto em um próximo texto aqui no blog. Mas, antes, me diga o que achou dessa técnica. Você acha que ela pode ajudar no seu dia a dia? Comente logo abaixo!
