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Qual a situação atual do Projeto? Responder esta pergunta com um simples boa ou ruim é simplificar demais a complexidade de um projeto. Por outro lado, entregar um relatório com várias páginas é aumentar bastante a chance de que ninguém leia o documento produzido.
Como trabalhar um meio termo, para que seja possível apresentar com maior confiabilidade a situação atual do projeto sem mergulhar numa jornada para decifrar o excesso de informação de relatórios infindáveis?
Uma boa ferramenta é o One Page Project Management (OPPM), ou relatório de uma página, que defende a apresentação em uma página principal e no máximo mais duas páginas secundárias complementares.
A página principal deve ser preparada para consolidar visões sobre a situação do projeto em diversas frentes: escopo, tempo, custo, riscos, partes interessadas, etc.
As páginas secundárias devem ser utilizadas para complementar alguma informação da página principal que mereça algum detalhamento no momento atual do projeto.
O que a página principal do OPPM deve conter, para ir direto ao ponto?
Como já adiantados, a página principal deve conter uma consolidação de informações de todos os principais aspectos do projeto. Uma apresentação!ao bem direto, sem firulas, destacando apenas o que o Escritório de Projetos julga ser importante para o acompanhamento de projetos na organização em questão. Vamos sugerir alguns blocos que podem ser apresentados, mas lembre-se que:
O OPPM é uma ferramenta da Metodologia de Gestão de Projetos da empresa e deve ser elaborado de acordo com as particularidades da mesma.
Vamos então a uma lista de possíveis blocos de informação:
Um Gantt Simplificado: Uma apresentação da linha do tempo macro, com as fases, pacotes de trabalho ou tarefas selecionadas previamente para apresentação. Ou seja, não necessita-se acompanhar o cronograma inteiro, apenas um recorte importante para o momento do projeto. Uma dica importante é usar um esquema de preenchimento da barra do Gantt, para representar percentual já finalizado de cada tarefa ou fase.
Marcos principais: Podem ser apresentados na mesma interface do Gantt, para poupar espaço no relatório. Uma dica importante é usar um esquema de cores para diferenciar marcos ainda planejados de marcos já alcançados.
Custos: Uma comparação do custo planejado até o momento com o custo realizado até o momento. Também é interessante apresentar o saldo disponível, ou seja, o custo planejado ate o final do projeto menos o custo realizado até o momento.
Ocorrências: Uma breve lista com os principais impedimentos ou situações que demandem uma atenção de um responsável até uma data definida. Uma vez sanado o impedimento ele não deve mais aparecer neste bloco.
Indicadores: Os indicadores de performance vinculados ao projeto. Recomenda-se utilizar faróis para indicar se o valor atual do indicador é satisfatório, dentro e uma margem de segurança ou insatisfatório.
Riscos: Lista de riscos mais importantes do projeto, com a identificação do responsável por seu acompanhamento ou o dono do risco. Para identificar os riscos mais importantes recomenda-se adotar uma análise qualitativa de riscos, ponderando o impacto e a probabilidade dos riscos identificados e fazendo um recorte apenas dos que tiverem um peso (impacto x probabilidade) maior que um valor pré-definido pelo PMO.
Comentários de destaque sobre o projeto
Valor Agregado: Um velocímetro com os índices de performance de custos e de performance do cronograma. Talvez seja o bloco mais difícil de se obter, já que depende de um efetivo acompanhamento de custo real, valor planejado e valor agregado do projeto.
Objetivos Estratégicos: Uma lista dos objetivos estratégicos que o projeto em questão atende. Esta é a ligação do projeto com o mapa Balanced Score Card, confirmando a ligação da estratégia organizacional com a gestão de portfólio.
Esta é uma lista não exaustiva e deve ser avaliada e complementada com demais informações que o PMO julgar pertinente, sempre avaliando a forma mais simplificada e direta para aproveitar o precioso espaço de atenção da primeira página do One Page Project Management.
Exemplos de OPPM
Abaixo, possíveis configurações do One Page Project Management. Lembre-se que o importante né definir uma primeira página que responda todas as principais perguntas sobre a situação!ao atual do projeto. Use as demais páginas, como complemento as informações apresentadas na primeira página.
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