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Para que serve o TAP? Dúvida comum de quem começa a navegar pelo mundo da Gestão de Projetos, mundo recheado de siglas e terminologia bem peculiar.
O TAP, ou Termo de Abertura de Projeto é um documento importante para o registro do começo do projeto. Além de determinar este pontapé inicial, o TAP também define quem será o responsável pela Gestão de Projetos, bem como seus poderes, limites, recursos disponíveis e restrições no que tange ao planejamento e execução do projeto.
Continue conosco neste breve artigo, ao final, temos um Modelo de TAP para download!
Características do TAP
- Formalmente reconhece (autoriza) a existência do projeto.
- Dá ao gerente do projeto a autoridade necessária (para gastar dinheiro e alocar recursos corporativos).
- Define o escopo do projeto de maneira geral.
- Necessita participação efetiva do sponsor (patrocinador), para legitimar os poderes atribuídos ao Gerente de Projeto
- Genérico o suficiente para não ser modificado a qualquer pequena mudança no projeto, mas capaz de fornecer uma boa visão do projeto.
- Como regra prática, uma mudança no Project Charter gera a necessidade de se reavaliar a viabilidade do projeto.
- Pode, em determinados casos, ser substituído por outro documento (contrato).
O que deve conter o TAP?
A lista abaixo é uma sugestão de campos a serem inseridos no TAP. Faça as devidas avaliações e adaptações para o contexto de sua organização.
- Justificativa para o projeto
- Objetivos mensuráveis e critérios de sucesso associados
- Requisitos em alto nível (genéricos)
- Descrição do projeto em alto nível
- Riscos de alto nível
- Cronograma de marcos sumarizado
- Orçamento sumarizado
- Requisitos de aprovação do projeto (o que significa sucesso para o projeto, quem decide se projeto foi bem sucedido)
- Gerente de projetos designado, com definição de responsabilidade e nível de autoridade
- Nome e responsabilidade da(s) pessoa(s) que autoriza(m) o TAP
- Premissas e Restrições
O TAP é um Documento Físico ou Digital?
Vamos recorrer a resposta “padrão” de qualquer consultor. “Depende”. A resposta depende principalmente do formato como a organização desenhou seu processo de Gerenciamento de Projetos, ou seja sua Metodologia. Além disso, claro, depende da disponibilidade de recursos digitais na empresa.
Tenha em mente que, sendo um documento com finalidades específicas de aprovação de início, poderes e recursos, merece um ritual de aprovação passível de futura auditoria. Ou seja, para evitar problemas futuros no projeto, começar com o pé direito e registrar adequadamente as assinaturas no documento, sejam físicas ou virtuais, é importante.
Uma boa alternativa é a sistematização da emissão do TAP, através de softwares Project and Portfolio Management, como o NetProject. Manter todos os documentos de todos os projetos do portfólio em uma base única e centralizada facilita bastante a vida do Gerente do Escritório de Projetos, que esteja à frente de um PMO.
Devo versionar o TAP?
Dúvida interessante. Por se tratar do primeiro documento do projeto, passível de todo um rito de aprovação, deve-se evitar criar novas versões do TAP. Entenda que qualquer modificação do TAP impacta a revisão com todos os envolvidos sobre até mesmo a viabilidade do projeto.
Atenção, isso não impede que o TAP seja revisto ou validado a cada início de fase do projeto. Aliás essa é uma prática importante, para aumentar as chances de sucesso do projeto.
No PMBOK
Para reforcar, no Guia PMBOK o processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, da Área de Conhecimento Integração, tem como uma de suas saídas justamente este documento que discutimos neste artigo.
Para sua elaboração, os envolvidos lançam mão de reuniões, opinião especializada, coleta de dados e habilitades interpessoais e de equipe. Ah, tendo como insumos principais os documentos de negócios, principalmente um Business Case e acordos diversos.
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