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Conhecer o contrato a fundo é uma obrigação de todo bom gestor de projetos. Não adianta ter a melhor equipe, as melhores condições para se trabalhar, se no dia a dia as cláusulas contratuais não são conhecidas ou não são seguidas. Isso vale também para a empresa que contratou o serviço, assim ao se identificar uma situação fora do previsto será mais harmoniosa sua resolução.
Quanto maior a complexidade do projeto maiores as chances de mudanças. Quanto mais mudança, mais ainda serão as possibilidades para que escopo, custo, qualidade e tempo possam ser prejudicados individualmente ou por uma reação em cadeia. Essas mudanças poderão ser causadas por fatores internos a empresa contratante, por questões ligadas a empresa contratada, situações de mercado ou entorno do projeto, até mesmo dentro do próprio empreendimento teremos causas de alterações contratuais.
Ocorrendo uma alteração nas condições iniciais estabelecidas como premissas e bases do contrato, estaremos de frente a uma situação para pleitear o reequilíbrio contratual para a contratada ou contratante, uma vez que o Direito alimenta as condições para reivindicações. Estamos considerando um cenário onde reina o Princípio da Boa Fé e ambas as partes envolvidas são empresas idôneas e dispostas a resolverem conflitos. Afinal, conflitos existirão e o que fazemos com eles quando ocorrem é o que demonstra seriamente o quão nossas empresas estão preparadas.
Assim, pleito será a solicitação para reequilibrar economicamente o contrato e que possa dar condições para que os objetivos iniciais do projeto possam ser alcançados. O pleito (claim em Inglês) está ligado a reivindicações que poderão gerar aditivos contratuais ou termos de ajustes ao contrato (TAC).
É importante logo na fase de negociação do contrato e sua assinatura que as partes estabeleçam critérios para a gestão das mudanças e seus impactos que possivelmente acontecerão no desenvolvimento do projeto. Pensando assim ficará mais fácil e menos desgastante para contratada e contratante resolver questões de pleito, afinal, se deve é preciso pagar, se está cobrando é preciso apresentar o que é justo.
Desta forma, como agrupar informações para apresentar o pleito, ou seja, como a empresa que irá requerer algo que lhe é de direito deve juntar a documentação pertinente?
Para organizar as informações e apresentar o pleito, seguem boas práticas a seguir:
- Contratante e contratada devem conhecer a fundo o contrato.
- O Escopo do contrato deve ser compreensível e estar claro para as partes.
- Registros periódicos dos eventos e marcos contratuais.
- Critérios para análise e gestão da mudança.
- Levantamento de dados oficiais entre as partes.
- Anotação de condições climáticas, questões de mercado e mudanças provocadas pelo Governo.
O que se percebe é uma disciplina necessária para acompanhamento do contrato e registro de toda e qualquer mudança, com a oficialização do evento, por meio de assinaturas, se possível reuniões e atas. Não é admissível gerenciar a complexidade natural a grandes projetos sem a devida formalidade e profissionalismo.
Gestão de pleitos é algo relativamente novo e necessário aos contratos, quebrando assim tabus ainda existentes nas obras no Brasil, onde apresentar um pleito é feito muitas vezes de forma exagerada por quem apresenta e negado e gerando desgaste por quem recebe a reivindicação.
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