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Gerenciar um projeto é colocar de forma organizada e metodologicamente clara as etapas de uma ação com um objetivo específico, e assim como todo projeto, seja na vida, no trabalho, nos estudos e em todas as ocasiões que vivemos os riscos existem. Mas quando esses riscos são previstos a possibilidade de que eles impeçam o objetivo de ser conquistado é minimizada ou mesmo anulada.
É por isso que está na hora de você aprender como calcular a quantidade de riscos que foram disparados em seu planejamento de projeto.
Usando a matriz de riscos em um projeto
Nós já falamos sobre a importância de calcular os riscos em um projeto e como essa iniciativa é importante para a saúde de seu projeto, então está na hora de colocar a mão na massa.
Imagine que agora você é um gerente de projetos e precisa implementar um novo sistema de faturamento na empresa que trabalha. Para esse caso, todos os dados de preços e informações dos clientes estão armazenados em um sistema antigo, muito ultrapassado e que ainda utilizada arquivos de excel como base para os dados e esse sistema será totalmente inutilizado após a implementação do novo software.
1ª Etapa: Aponte possíveis riscos que você identificou
Nessa etapa você deverá observar o sistema atual e o novo, conversar com os envolvidos no projeto e fazer uma listagem de possíveis riscos que podem ocorrer ao longo do processo. Podem ser riscos estruturais ou de pessoal, nessa etapa o importante é levantar o maior número de possibilidades.
Confira algumas possibilidades:
- Perda dos dados (o computador onde estão às informações pode queimar)
- Erros na hora de programar o novo sistema e por isso gerar perda nos dados.
- Incompatibilidade entre dados antigos e sistema novo.
- Incompetência da empresa contratada para implementar o novo sistema, gerando falhas ou atrasos.
- Falta de adaptação da equipe ao novo sistema.
2ª Etapa: A matriz de riscos
A matriz de riscos é o momento que você irá apontar o nível de risco para cada um dos itens levantados. É importante ter as informações de forma bem visual e de fácil interpretação, então você pode usar um sistema de números de 1 a 5, sendo:
1: raro
2:baixo
3:médio
4:alto
5:quase certo
3ª Etapa: Ranking dos riscos mais relevantes
Você e sua empresa tem tempo escasso para implementar esse projeto, e embora mapear os riscos seja uma das etapas mais importantes do processo, você não deve gastar seu tempo com riscos pouco relevantes, por isso é fundamental observar o ranking de riscos e atuarnos que tem maior possibilidade de atrapalhar seu projeto.
Um bom método para se organizar diante desses riscos é responder as seguintes perguntas enquanto analisa cada um dele:
- Qual é esse risco? (descreva-o detalhadamente).
- Em qual etapa ele pode ocorrer?
- Quais as possíveis soluções para esse risco?
- Qual a chance dele ocorrer? (utilize o método de avaliação da 2ª etapa).
- Qual o impacto desse risco se ele acontecer? (leve, médio, grave ou gravíssimo).
4ª Etapa:Como evitar os riscos?
Nesse momento você já sabe quais são os riscos de seu projeto e em qual etapa eles podem acontecer, por isso, é hora de traçar soluções para minimizar as chances deocorrência dos riscos e de seus impactos em seu projeto caso ele se concretize.
Voltando a 1ª etapa, um exemplo de solução para o problema de adaptação da equipe é fazer reuniões explicando as vantagens do novo sistema e treinamentos que capacitem o colaborador para trabalhar com o novo processo de faturamento da empresa.
Depois de elencar a solução para cada um dos riscos, crie um cronograma para coloca-las em prática.
5ª Etapa: Mensure os resultados sempre
Assim como em todos os projetos, no gerenciamento de riscos o acompanhamento constante é fundamental, pois a implementação de um projeto é dinâmica e novos riscos podem vir a acontecer ou antigos riscos podem deixar de existir, por isso faça relatórios de cada etapa concluída e monitore periodicamente todo o projeto.
Gostaria de automatizar estas etapas? Confira, nos links abaixo, como o NetProject pode apoiá-lo
- Identificar Riscos
- Realizar a Análise Qualitativa de Riscos
- Realizar a Análise Quantitativa de Riscos
- Organizar o Plano de Resposta a Riscos
Até aqui você pode perceber que estar informado e ciente de todos os riscos que podem ocorrer em seu projeto é a melhor estratégia para garantir que o resultado final do planejamento aconteça, mas esse conhecimento não para por aqui. Esse artigo é parte da série: 5 diagnósticos obrigatórios para avaliar a saúde de seu Projeto. Acompanhe nosso blog, no próximo artigo você vai descobrir como medir se o Gerente de Projeto está cumprindo as entregas da metodologia e como utilizar Análise de Valor Agregado para verificar a situação atual do projeto e estimar custos e prazos finais.
