O que é o Quadro Kanban e como posso utilizá-lo para gerenciar projetos?

O gestor, muitas vezes, precisa acompanhar o andamento de diversos projetos de forma simultânea e, em alguns casos, pode encontrar dificuldades para monitorar as atividades para o cumprimento dos prazos e a entrega com qualidade. O Quadro Kanban pode ser a solução para esse problema e permitir o melhor gerenciamento das atividades que envolvam os seus projetos. Saiba como utilizar os benefícios do Quadro Kanban no gerenciamento dos seus projetos!

Use o Quadro Kanban para melhor gerenciar os seus projetos!

A utilização de uma ferramenta de apoio para gerenciar projetos, como o Quadro Kanban, pode ajudar a eliminar gargalos que impeçam a sua conclusão dentro do cronograma estipulado inicialmente. Entenda o processo!

Quadro Kanban X Cronograma Ágil

Enquanto o Quadro Kanban é focado na gestão ágil, e no controle de entregas num tempo fixo, o cronograma ágil é voltado para atender um número fixo de entregas com o tempo podendo variar no cronograma.

A utilização do cronograma, muitas vezes, acontece de forma errônea. Alguns gestores de projetos constroem um modelo inicial, mas o abandonam e não dão sequência em suas atualizações. Outros dedicam tempo demais e criam um modelo muito amplo e incapaz de administrá-lo.

O Quadro Kanban servirá como uma ferramenta fundamental para monitorar e agilizar os micro processos durante a efetivação do cronograma do projeto e dar ênfase a entregas mais rápidas com redução do risco de falhas.

Prepare a sua equipe de projeto para entender e usar o Quadro Kanban

Ao montar um Quadro Kanban, é muito importante que deixe claro para a equipe a sua intenção em utilizá-la como ferramenta de apoio para a otimização do cronograma do projeto, pois resultados positivos e negativos, individuais, poderão ser expostos no Quadro. Informe os benefícios possíveis para a equipe e convide cada um para interagir e colaborar com a montagem.

Os integrantes que compõem o grupo também farão toda a diferença para o sucesso do projeto. Não adianta ter uma excelente ferramenta de apoio se a equipe não for capacitada para a função designada no projeto.

Determine as tarefas e seus estágios no projeto

Com o Quadro Kanban, você pode designar as tarefas e as fases que se encontram. Na primeira coluna (Para Fazer), determine as tarefas que devem ser realizadas, por quem e quando. Quando o responsável iniciar a tarefa, ele terá a incumbência de encaminhá-la para a segunda coluna (Tarefas em Execução), que representa as tarefas que estão em andamento.

Finalmente, na terceira coluna (Concluído), você pode organizar as tarefas que foram finalizadas. Lembrando sempre que as tarefas concluídas podem retornar a primeira coluna (Para Fazer), caso necessitem de reajustes, revisões ou reparos.

O que é prioridade em seu projeto?

A prioridade de algumas tarefas pode ser muito importante para manter a qualidade do seu projeto. Então, sempre que identificar certa urgência em alguma atividade coloque-a no topo da lista da coluna (Para Fazer). Monitore esse tipo de tarefa para que sua execução aconteça de forma satisfatória e realoque as atividades de acordo com a sua prioridade no projeto.

Tendo ciência do que é prioritário no projeto, você irá contribuir para a redução de custos ao adiar ou cancelar tarefas desnecessárias e melhorar a qualidade do projeto entregue.

Um exemplo na prática

Uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Engenharia de Produção (ABEPRO), em 2010, apresentou dados interessantes para o encontro anual da  Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP). No estudo, os pesquisadores concluíram que as empresas que utilizaram o Quadro Kanban com o intuito de testar a sua real efetividade nos processos operacionais, tiveram um melhoramento médio de 60% em suas produtividades.

E para concluir, nada melhor que uma exibição na prática para entender o conceito do Quadro Kanban. Clique aqui e assista ao vídeo tutorial para você aprender como montar o seu Quadro Kanban!

De uma forma geral, o Quadro Kanban será uma ferramenta muito útil para adaptar as tarefas de acordo com a sua prioridade e permitir que sejam realizadas de forma disciplinar e transparente pela equipe.

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Fontes: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2010_TN_STP_113_745_15156.pdf

Sobre admin

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 15 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009.

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