Como implantar um PMO e ser bem sucedido

Seu caminho para uma rápida aceitação do PMO com a melhor solução e mudança inteligente da gestão

Está pensando como implantar um Escritório de Gestão de Projetos, do inglês Project Management Office (PMO), em sua empresa? Esse artigo destaca o passo a passo necessário e os fatores de sucesso que vão trazer seus stakeholders à bordo.

Leia por si mesmo.

Implementando um PMO – Apenas outro projeto

Quando quiser estabelecer um Escritório de Gestão de Projetos, do inglês Project Management Office (PMO), estará basicamente iniciando um novo projeto. Use os mesmos métodos quando implementar outros projetos:

  • Primeiro, analise a situação em questão
  • A partir disso, deduza um conceito específico para a situação
  • Isso deve ser feito antes de começar a operalização

Durante todas as fases confie na gestão inteligente das mudanças para trazer seus stakeholders à bordo. Isso ajuda a assegurar a aceitação dos usuários e o sucesso do PMO.

Um PMO precisa ser customizado para as condições gerais correntes e para a maturidade da companhia em gerenciamento de projetos.

Encontre mais dicas no nossa Checklist para implementar PMO destacando Os 10 Fatores Vitais para o Sucesso.

Durante a implementação de um PMO seu principal desafio vai ser projeta-lo para que encaixe perfeitamente com sua empresa. Leve em consideração as condições gerais correntes e a maturidade da companhia em gerenciamento de projetos.

Um quadro estrutura pode guiar como implantar um PMO, porém nunca vai haver “o PMO” ou a “abordagem correta”.

Figura 1: A instalação de um PMO passa por quatro fases. A alta gestão e a gestão de mudanças dão suporte durante todo o período

Passo 1: Análise do Estado Atual

O primeiro passo na estrada de implementar um PMO é analisar o estado atual. Procuramos as fraquezas nos métodos de PM, nos processos e nas ferramentas que foram usadas até hoje. Fazemos os mesmos com os projetos em andamento.

Entrevista com um gerente de PMO de um grande projeto de construção – Leia estas dicas para implantar um PMO agora

No começo, estabeleça o que deve ser considerado como projeto e quais responsabilidades do PMO e o que deve continuar como linha de ação do reino dos departamentos.

Uma análise de valor de projeto de uma determinada empresa provê as bases necessárias para as decisões.

Figura 2: A análise de valor de projeto ajuda a diferenciar os projetos de linhas de ação

Um dos maiores objetivos em estabelecer uma lista de projetos completa, atualizada e informativa. Num mundo perfeito seria também prioritária. Este é o único modo de descobrir quais pessoas estão realmente participando. De maior importância é controlar o ambiente, também precisamos nos perguntar quão úteis foram as atualizações sobre os status  que foram entregues até agora e qual efeitos elas têm e em quais audiências.

Indispensável no começo: examine profundamente os processos existentes com a análise do estado atual.

Você pode examinar os processos existentes na gestão de projetos da companhia. E é importante analisar a efetividade e eficiência das ferramentas e métodos usados.
A forma da organização (linear ou matricial) e a área de treinamento ou carreiras de PM são relevantes a este respeito.

Depois de obtido o conhecimento, você pode determinar o nível de maturidade da corporação em PM.

Isto deve ser registrado sem falhas, de outro modo as melhorias conquistadas serão difíceis de provar posteriormente.

Na maioria dos casos implantar um PMO é uma questão política delicada, portanto você se sentirá duplamente feliz em reportar mudanças positivas.

Estabeleça os objetivos reais do PMO nesse objetivo. Uma análise de stakeholders pode ajudar. Quem são as partes interessadas (stakeholders) do novo PMO, e quais benefícios elas buscam?

Os stakeholders incluem gestão e executivos, gerentes de projetos e controllers assim com outros funcionários. Todos esperam uma proposta de valor que deve ser estipulada anteriormente.

O PMO é um provedor de serviços no qual o sucesso depende da “satisfação do cliente” , isto é dos stakeholders. Portanto você deve envolvê-los anteriormente para determinar os alvos exatos.

Uma vez que analisou o estado atual e definiu as expectativas você inicia uma gap analysis, que revelará a proximidade entre o estado desejado e o atual na gestão de projetos da empresa. Para defini-lo você pode usar um modelo de maturidade de PM a ser introduzido passo-a-passo.

A partir daí, você deverá começar a dar recomendações para ação, incluindo medidas imediatas. Entregue esses efeitos rápidos (quick wins) o mais rápido possível. A aceitação do PMO crescerá por pequenos efeitos de sucesso iniciais.

Dica: Seu primeiro efeito rápido pode ser uma lista priorizada de projetos-uma primeira versão com apenas algumas colunas. Isso trará uma visão inicial do portfólio do projeto e dará aos stakeholders uma rápida percepção de quais projetos estão em progresso e onde.

Sejamos sinceros: você possui uma lista completa de projetos?

Tendo essa lista à disposição depois de apenas algumas semanas será um imenso benefício a todas as partes envolvidas.

Tentando melhorar a aceitação? Aprenda sobre 7 meios de aumentar a aceitação do PMO.

Passo 2: Na fase de desenho se definem as áreas de responsabilidade e os Recursos necessários

A seguir está a fase de desenho, nela precisará definir as áreas de responsabilidades do PMO, assim como sua posição hierárquica e suas competências. O PMO tem que ser claro em suas funções e serviços.

  • Ele deve ser um mero serviço provendo ferramentas para ser usadas como requisitado?
  • Ou sua função primária é treinar e apoiar gerentes de projetos para garantir a qualidade dos projetos?

As áreas de responsabilidade de um PMO podem ser variadas e as expectativas dos stakeholders tendem a ser grande. A lista abaixo destaca as possíveis áreas para o PMO:

  • O novo PMO pode focar em treinamento e coaching, atendendo a medidas de desenvolvimento de colaboradores para gerentes de projetos e times.
  • Para serviços de projetos a principal tarefa é o suporte operacional. O PMO faz, por exemplos, workshops ou pode temporariamente assumir o papel de controller.
  • Métodos e processos podem ser a competência central do PMO, o foco estaria em defini-los. Adicionalmente, prover ferramentas de TI apropriadas.
  • O controle do portfólio do projeto monitora o andamento do projeto e indica as medidas direcionais, então o PMO juntará e analisará as informações sobre o projeto para os órgãos de tomada de decisão.
  • O Escritório de Gestão Estratégica de Projetos, do inglês Strategic project management office (SPMO) cuida das instalações e implementações de projetos. O PMO selecionará projetos e priorizará-los, ele também conduzirá as análises de custo-benefício determinando as condições gerais para gerir cada projeto.
Figura 3: Possíveis áreas de responsabilidades do PMO ou PMO estratégico

Mais conteúdo de PMO no nosso artigo sobre o Futuro do PMO na Gestão Estratégica de Projetos!

Para evitar sobrecarga é melhor começar com uma ou duas áreas de responsabilidade. A missão do PMO deve ser conhecida por todos.

Stakeholders têm a tendência de requerer muitas tarefas ao PMO, consulte-os para formular suas funções práticas e individuais, isso resultará em áreas de responsabilidade realísticas para seu PMO.

PMOs não são feitos para agradar a todos, eles possuem funções definidas.

Um PMO instituído recentemente é quase um forasteiro aos olhos da empresa, como via de regra há um longo caminho a seguir antes de ser minimamente reconhecido.

O que é importante:

Certifique-se de que todos os empregados conheçam sobre o novo PMO e suas responsabilidades, isso eliminará falsas expectativas. Vai promover também os serviços de PMO e garantir que as pessoas os usem.

Baseado no escopo de serviços do PMO você pode determinar os recursos necessários.

A qualificação e motivação dos membros do PMO é de grande importância, eles devem valorizar os serviços prestados e ainda assim serem hábeis para dizer não quando necessário.

Coloque um empregado mais experiente na direção do PMO, esta pessoa deve portar vivência organizacional assim como muitos anos de experiência em gestão de projetos. Bom relacionamento social é uma qualidade essencial para esse cargo.

Passo 3: Fase de Implementação Coloca os Planos em Ação

Ao implementar os processos de PM e os métodos definidos, prossiga passo-a-passo. Você também pode providenciar a infraestrutura de TI.

Agora pelo menos você deve terminar seu treinamento dos colaboradores do PMO e prepará-los para as tarefas futuras.

A gestão de mudanças deve ter feito parte das suas atividades das fases anteriores, porém agora é a hora de focarmos nela. Praticar o auto-marketing inteligente é uma das tarefas mais importantes do PMO, apenas conquistará a aceitação da sua empresa se deixar bem claro os benefícios que traz.

Garanta que sua comunicação com as áreas de responsabilidade do PMO é eficaz.

  • Serviços do PMO
  • Processo na gestão de projetos da empresa
  • Membros do PMO

Passo 4: Operações Regulares do PMO depois da implantação

Depois da fase de implementação o PMO tem que assumir suas operações regulares, se o PMO foi instalado por uma firma externa de consultoria, o time tem que vir e entregar todas as operações. Membros internos vão assumir responsabilidade integral.

Em alguns casos, faz sentido endereçar questões a consultores externos para alguns problemas isolados. Considere também fazer um coaching com os gerentes de projeto internos ou mesmo com o PMO, porém isso vai depender de quão longe o processo de qualificação progrediu.

Confiando na Gestão de Mudanças a partir do Dia 1

Passando por todas as fases, a gestão de mudanças e outras atividades devem acontecer lado a lado. Isso significa ir  da análise de estado atual até a transição para operações regulares. O novo PMO tem que persuadir todos os stakeholders aos benefícios que traz, assegurando assim que o mais rápido possível ele seja aceito.

Descubra como medir o valor de um PMO e sua aceitação com os KPIs corretos.

Esse processo tende a passar por três fases:

Fase 1: Se o PMO certifica-se de mostrar efeitos rápidos o quanto antes fará com que os stakeholders fiquem felizes naquele momento. Ao menos alguém está cuidando de problemas que estavam sendo negligenciados por muito tempo e eles estarão de mente abertas ao PMO.

Fase 2: A fase do desencantamento, usualmente começa quando as novas estruturas e competências foram introduzidas, como o aumento da transparência as pessoas tendem a se tornar céticas. Elas se perguntam quais efeitos o PMO e seus objetivos podem trazer a elas, e se podem atingi-las negativamente.

Fase 3: Se a introdução é bem sucedida, os funcionários vão eventualmente reconhecer as vantagens do PMO. O ceticismo inicial dá lugar à colaboração construtiva, como resultado o PMO pode começar a criar uma cultura de gerenciamento de projetos e trazer vida a isto.

Figura 4: Gestão de Mudanças traz as vantagens do PMO para o fronte

As Coisas Essenciais: Apoio da Gestão e Mudança na Cultura Organizacional

Escolha a pessoa certa para promover seu PMO, durante situações críticas eles devem também prosseguir com as mudanças indesejadas. É possível somente estabelecer seu PMO de longo termo com

  • suporte da gestão
  • áreas de responsabilidade claramente definidas e
  • competências definidas com clareza

Cultura organizacional também exerce um papel extremamente importante para o PMO.

O que significa:

O PMO precisa fixar a transparência no ambiente de projetos. A atitude da companhia de trazer a transparência é algo crucial para o sucesso de um novo PMO. A transparência está sendo realmente procurada e desejada por todas as partes envolvidas?

Mudando o PMO: Qual a Tendência?

Um último ponto é que o PMO é um centro para os diferentes stakeholders, o que traz a ele expectativas cada vez maiores.

Tome como exemplo quando a tendência afasta-se dos PMOs apenas ajudando a resolver conflitos de recursos como moderadores, ao invés disso eles esperam controlar ativamente esses conflitos em certas áreas.

Existe ainda uma tendência crescente de se introduzir PMOs estratégicos que são altamente envolvidos em definir e priorizar o portfólio de projetos. Afinal de contas, é importante fazer as coisas certas primeiro antes de focar em fazê-las corretamente.

Os 10 principais fatores de sucesso para a instalação do PMO

1. Honestidade para analisar as fraquezas do PM
2. Fazer a análise completa dos stakeholders
3. Distinção clara entre linhas de ações e projeto
4. Determinar a maturidade do PM para documentar o progresso
5. Mostrar os efeitos rápidos prontamente
6. Definição clara das responsabilidades do PMO
7. Refrear começar com demasiadas áreas de responsabilidade
8. Divulgação abrangente das funções do PMO
9. Confiar na gestão de mudanças desde o início
10. Suporte evidente da gestão

Conclusão: Um PMO Instalado com Sucesso

Instalar um PMO funciona como qualquer outro projeto, você começa pelo começo, passa pela fase de desenho e implementação e por último assume as funções regulares. Fora a abordagem correta, outros fatores vão determinar sucesso ou fracasso:

  • uma engenhosa gestão de mudanças
  • suporte da alta gestão
  • desejo de mais transparência pela corporação

Por último: mesmo o melhor PMO funciona bem somente se os stakeholders, isto é, as partes interessadas reconhecem o valor adicional incrementado pela nova unidade organizacional. Eles devem contribuir dinamicamente, e então, e só então, terá uma aceitação desejável para seu sucesso.

* Tradução do artigo How to Set Up a PMO and Be Successful, por Johann Strasser “TPG The Project Group“.

Leia o original.

Sobre admin

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é Mestre em Informática e graduado em Ciência da Computação pela PUC-MG. MBA em Gerência de Projetos e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
Tem mais de 15 anos de experiência profissional, coordenando projetos de TI e implantando Escritórios de Projetos em clientes de diversos portes e segmentos. Participou da abertura de 3 empresas. A primeira faliu, a segunda foi vendida e atualmente trabalha como CEO na terceira.
É certificado PMP desde 2005, PMI-SP e PMI-RMP, pelo PMI. Também é certificado IPMA-C, Prince2 e CSM. Apaixonado por Gerenciamento de Projetos, atua como docente na área, em cursos de pós-graduação/MBA, desde 2009. Atualmente é Coordenador de Cursos de Graduação da Faculdade COTEMIG.

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