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A busca por práticas melhores e mais eficazes na área de gerenciamento de projetos é uma realidade ao redor do mundo. Graças ao Project Management Institute (PMI) esses estudos caminham a passos largos.
Para isso, existem algumas metodologias que nos preparam para conduzir o trabalho que deve ser feito. Hoje nosso objetivo é falar um pouco sobre a metodologia Basic Methodware®, que cria um plano de projeto tradicional fundamentado no Guia PMBOK®, 5ª edição (PMI, 2013).
O principal objetivo do Guia PMBOK é fornecer uma visão geral sobre o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática, ou seja, as práticas descritas são aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte do tempo, e que existe um consenso geral em relação ao seu valor e sua utilidade.
Basic Methodware
A Basic Methodware é uma metodologia prática e simplificada de como iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos – aumentando, assim, a chance de sucesso dos seus projetos.
A metodologia foi descrita no livro “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware” escrito, juntamente com outros autores, por Carlos Magno da Silva Xavier. O principal objetivo da metodologia é desburocratizar os processos de trabalho para conseguir mais previsibilidade no projeto. A Basic Methodware é dividida em 13 módulos para facilitar o processo de planejamento:
1º) Autorização do início do projeto: pode ser um e-mail para o patrocinador (ou cliente) do projeto que contenha justificativa, objetivos e metas, escopo do projeto, gerente de projetos (com nível de autoridade), prazos e custos.
2º) Os envolvidos: neste ponto, deve-se identificar os stakeholders e fazer com que todos sintam-se realmente pertencentes ao projeto.
3º) O escopo e a Qualidade: é hora de planejar o trabalho. O que é preciso fazer para alcançar os objetivos?
4º) As respostas aos riscos: responda de forma objetiva quais são os eventos incertos que podem ocorrer durante o processo e o que fazer para contornar a situação.
5º) As comunicações: coloque no papel (junto com os stakeholders) como a comunicação será feita. É muito importante utilizar técnicas disponíveis para que não exista falhas nesse processo.
6º) O tempo e os recursos: a definição desses dois itens serão a base para o cronograma, por isso, deve ser o mais assertivo possível.
7º) As aquisições: neste momento deve-se planejar o que comprar, de quem comprar, qual a quantidade e quando será adquirido.
8º) O Custo: a estimativa de custos para a implantação das atividades do projeto deve ser interativa, com a participação de todos os gerentes envolvidos no projeto.
9º) A aprovação: agora que você já tem o plano do projeto em mãos, ele deve ser encaminhado ao patrocinador ou cliente para aprovação.
10º) A execução: começa a hora de gerenciar a execução do projeto, de colocar em prática tudo que foi elaborado até o momento.
11º) O monitoramento: neste momento, é hora de verificar como está o andamento do projeto. Verifique se os prazos e custos estão dentro do esperado e se os objetivos estão sendo atingidos.
12º) O controle: este módulo tem por objetivo procurar falhas e distorções para corrigi-las a tempo.
13º) O encerramento: o projeto acabou, está totalmente documentado? Formalize o encerramento dele com o patrocinador (ou cliente) por meio de um documento (pode ser um e-mail).
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades para a execução de projetos de forma assertiva. É uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio. As boas práticas e a escolha da metodologia que melhor se encaixa no seu negócio vão transformar todo trabalho em resultados.
